Aplikasi Kasir dan Booking untuk Salon & Spa Hotel

Aplikasi kasir spa hotel harus menangani tiga hal yang jarang dibutuhkan salon di ruko: perawatan yang ditagihkan ke kamar tercatat terpisah dari pembayaran langsung, angka harian yang cocok dengan laporan akunting hotel, dan jadwal terapis yang menutup jam buka panjang tujuh hari seminggu. Ketiganya menentukan satu hal di akhir bulan, yaitu tagihan bagi hasil atau sewa yang bisa diperiksa dua pihak tanpa perdebatan.

Apa yang Berbeda dari Salon Biasa?

Mencatat Tagihan ke Kamar

Penagihan ke kamar tetap diproses di sistem hotel, karena Kasera tidak terhubung ke sistem manajemen properti hotel. Di sisi salon, setiap perawatan dicatat di kasir dengan nama terapis dan cara bayarnya. Buat satu metode pembayaran kustom bernama, misalnya, "Tagih ke Kamar". Transaksi dengan metode itu tampil sebagai baris tersendiri di rekap harian dan laporan penjualan, terpisah dari QRIS dan tunai. Metode pembayaran kustom tersedia di paket Professional dan Flagship.

Pencocokan harian adalah bagian manajemen spa hotel yang paling sering diabaikan. Urutannya:

1. Sebelum tutup, tarik rekap hari itu dan pisahkan baris "Tagih ke Kamar".
2. Cocokkan setiap transaksinya dengan slip bertanda tangan tamu: nomor kamar, layanan, dan nominal.
3. Serahkan slip dan rekap ke bagian akunting atau front office hotel di hari yang sama.
4. Selisih yang ditemukan diselesaikan sebelum tamu check-out, selagi slipnya masih di laci.
5. Simpan rekap yang sudah dicocokkan sebagai dasar tagihan akhir bulan.

Selisih satu perawatan masih mudah ditelusuri di hari yang sama. Selisih yang baru ketahuan sebulan kemudian hampir tidak pernah selesai, karena tamunya sudah pulang.

Model Kontrak dengan Hotel

Kontrak spa atau salon dengan pihak hotel umumnya memakai satu dari tiga bentuk. Contoh di bawah memakai angka ilustrasi, bukan patokan pasar: pendapatan kotor Rp 120.000.000 dalam sebulan.

Persentase yang sama bisa berakhir sangat berbeda menurut empat ketentuan yang harus tertulis di kontrak: apakah dasarnya pendapatan kotor atau setelah pajak dan service charge, apakah hanya tamu menginap atau semua pelanggan yang dihitung, siapa yang menanggung listrik, air, dan laundry handuk, serta siapa yang menyediakan produk perawatan. Laporan pendapatan yang memecah transaksi menurut cara bayar dan terapis memberi satu versi angka untuk kedua pihak.

Jam Buka Panjang dan Shift Terapis

Area perawatan hotel sering melayani dari pagi sampai malam, tujuh hari seminggu, sementara satu terapis tidak mungkin menutup rentang selebar itu. Software spa hotel karena itu perlu menyimpan jadwal kerja yang berlapis, bukan satu jam buka seragam. Jadwal shift memecah hari menjadi shift pagi dan sore dengan tumpang tindih di jam tersibuk, biasanya sore menjelang malam ketika tamu kembali dari kegiatan seharian. Sistem booking hanya menawarkan slot yang seluruh durasinya muat di dalam shift terapis dan jam operasional area perawatan. Sesi 90 menit tidak bisa dipesan satu jam sebelum area tutup.

Permintaan Mengikuti Keterisian Kamar

Akhir pekan panjang dan musim liburan bisa mengisi seluruh slot, sedangkan Senin sampai Kamis kerap setengah kosong. Minta perkiraan keterisian kamar ke bagian reservasi hotel seminggu sebelumnya, lalu susun shift dari angka itu, bukan dari tebakan minggu lalu. Slot hari kerja diisi pelanggan dari luar hotel lewat link booking yang dibagikan di Instagram dan Google Maps. Menu juga perlu menyediakan layanan singkat di samping massage berdurasi panjang, supaya tamu yang hanya punya sela satu jam tetap terlayani.

Booking dari Resepsi dan Concierge

Booking yang masuk lewat resepsi datang dengan nama tamu dan nomor kamar, jarang dengan nomor WhatsApp. Simpan nomor kamar di catatan booking dan jadikan resepsi jalur konfirmasi, karena pengingat WhatsApp hanya sampai ke tamu yang nomornya diberikan.

Musik dan Aturan Properti

Sebagian hotel menetapkan playlist dan batas volume yang seragam untuk seluruh area tamu. Tanyakan sebelum kontrak ditandatangani, termasuk apakah lisensi musik yang diurus hotel mencakup unit yang dikelola pihak ketiga. Cakupannya tidak selalu sampai ke sana, dan tagihan royalti yang muncul belakangan biasanya jatuh ke penyewa. Uraiannya ada di musik di salon.