Setiap Mesin EDC dan Rekening Tercatat dengan Namanya Sendiri
Uang yang masuk lewat mesin EDC, QRIS statis, atau transfer tetap tercatat di Kasera, terpisah per metode, dan bisa dicocokkan dengan sumbernya.
Tambahkan metode seperti EDC BCA atau Transfer Rekening Salon ke POS, agar pembayaran di luar Kasera Pay tercatat dan terbaca per metode.
Banyak salon menerima uang lewat beberapa jalur di luar aplikasi kasir: mesin EDC dari bank, stiker QRIS statis di meja kasir, dan transfer ke rekening salon. Kalau POS hanya mengenal tunai dan satu pilihan non-tunai, semua pembayaran itu bercampur di satu baris. Kasir memang bisa mencatat pembayaran EDC, tetapi tidak bisa membedakan mesin BCA dari mesin Mandiri. Saat tutup kasir, total EDC BCA tidak bisa dicocokkan dengan struk settlement mesinnya, dan transfer yang belum masuk ke rekening baru ketahuan di akhir bulan.
Di Kasera, setiap lokasi mulai dengan tiga metode bawaan: QRIS Statis, Tunai, dan EDC. Ketiganya bisa diaktifkan atau dinonaktifkan di Pengaturan, bagian Metode Pembayaran. Di paket Professional dan Flagship, pemilik bisa menambah hingga 10 metode pembayaran kustom dengan nama sendiri, misalnya EDC BCA, EDC Mandiri, atau Transfer BCA Salon. Metode yang aktif tampil ke kasir di POS dalam kelompok Metode pembayaran lainnya.
Metode kustom mencatat uang yang diterima di luar Kasera Pay. Kasera tidak memproses dan tidak mencairkan uang itu, karena uangnya sudah berada di mesin, rekening, atau laci salon. Yang dicatat adalah transaksinya, metode yang dipakai, dan jumlahnya. Hasilnya, laporan penjualan dan Rekap Harian menampilkan total per nama metode, bukan satu angka gabungan. QRIS dinamis, virtual account, dan kartu lewat Kasera Pay tidak perlu dibuatkan metode kustom, karena tercatat dengan metodenya sendiri.
Memilih antara mesin EDC dan QRIS adalah keputusan tersendiri, dan pertimbangannya ada di perbandingan QRIS dan mesin EDC. Metode kustom tidak menentukan pilihan itu. Fungsinya memastikan uang dari jalur apa pun tercatat dengan nama yang sama dengan mesin atau rekening asalnya, sehingga setiap baris rekap pembayaran per metode punya pasangan yang bisa diperiksa: struk settlement, riwayat aplikasi bank, atau mutasi rekening.
Contoh Skenario
Salon rambut dengan dua mesin EDC dari bank berbeda
Masalah
Salon memakai mesin EDC BCA dan EDC Mandiri. Kasir mencatat keduanya sebagai EDC, sehingga setiap malam total di aplikasi kasir harus dibandingkan dengan jumlah dua struk settlement sekaligus. Ketika hasilnya tidak cocok, tidak ada yang tahu mesin mana yang selisih.
Solusi
Pemilik membuat metode EDC BCA dan EDC Mandiri, lalu menonaktifkan metode EDC bawaan. Setiap malam, total per metode di Rekap Harian dicocokkan dengan struk settlement mesinnya masing-masing, dan selisih langsung terbaca di mesin mana.
Barbershop dengan stiker QRIS statis dan QRIS Kasera Pay
Masalah
Barbershop masih memakai stiker QRIS statis dari banknya untuk pelanggan yang terbiasa memindai stiker, di samping QRIS dari Kasera Pay. Kasir menyebut keduanya QRIS, padahal pembayaran lewat stiker hanya bisa diperiksa di aplikasi bank.
Solusi
Pembayaran lewat stiker dicatat dengan metode QRIS Statis, sedangkan QRIS dari Kasera Pay tercatat sendiri. Saat tutup, hanya total QRIS Statis yang perlu dicocokkan dengan riwayat aplikasi bank. Perbedaan kedua jenis QR ini diuraikan di QRIS statis vs QRIS dinamis.
Spa yang menerima transfer untuk paket perawatan
Masalah
Pelanggan paket sering membayar lewat transfer dan menunjukkan tangkapan layar ke kasir. Beberapa transfer ternyata belum masuk ke rekening, dan hal itu baru ketahuan saat pemilik memeriksa mutasi di akhir bulan.
Solusi
Spa membuat metode Transfer BCA Spa. Setiap pagi, pemilik mencocokkan total metode itu untuk hari sebelumnya dengan mutasi rekening. Transfer yang tidak ada di mutasi ditelusuri ke transaksinya hari itu juga, selagi pelanggan masih mudah dihubungi.
Cara Kerja
Atur Metode Bawaan
Buka Pengaturan, bagian Metode Pembayaran. QRIS Statis, Tunai, dan EDC sudah tersedia di setiap lokasi. Nonaktifkan yang tidak dipakai salon agar kasir tidak bisa memilihnya. Nama ketiga metode bawaan tetap dan tidak bisa diganti.
Tambah Metode Kustom
Beri nama yang sama dengan sumber uangnya, misalnya EDC BCA atau Transfer Mandiri Salon, supaya kasir dan pemilik membaca hal yang sama. Nama tidak boleh sama dengan metode lain di lokasi itu, dan batasnya 10 metode kustom. Layar pengaturan menampilkan berapa yang sudah terpakai.
Kasir Memilih Metode di POS
Saat checkout di kasir POS, metode yang aktif tampil di kelompok Metode pembayaran lainnya. Kasir memilih metode sesuai cara pelanggan membayar, dan transaksi langsung tercatat lunas dengan metode itu. Tidak ada status menunggu, karena uangnya sudah diterima di luar Kasera.
Cocokkan Total Saat Tutup
Rekap Harian di halaman Transaksi menampilkan total setiap metode untuk hari itu. Total EDC BCA dicocokkan dengan struk settlement mesin BCA, total QRIS Statis dengan riwayat di aplikasi bank, dan total transfer dengan mutasi rekening. Selisih langsung terbaca di metode mana.
Kemampuan Lengkap
Tiga metode bawaan di semua paket
QRIS Statis, Tunai, dan EDC tersedia di setiap lokasi dan bisa dinyalakan atau dimatikan sesuai alat yang benar-benar ada di meja kasir. Menambah metode dengan nama sendiri tersedia di paket Professional dan Flagship.
Nama sesuai mesin atau rekening
Hingga 10 metode kustom per lokasi, masing-masing dengan nama unik. Nama metode kustom bisa diubah kapan saja, misalnya ketika salon berganti bank penyedia mesin EDC.
Dinonaktifkan, tidak dihapus
Metode yang tidak dipakai lagi dinonaktifkan dan hilang dari pilihan kasir. Transaksi lama tetap tercatat dengan nama metodenya, jadi laporan bulan-bulan sebelumnya tidak berubah ketika sebuah mesin dikembalikan ke bank.
Total per metode di laporan
Laporan penjualan dan Rekap Harian memecah pembayaran di luar Kasera Pay per nama metode, tidak digabung menjadi satu baris. Urutan pencocokan setiap malam dibahas di rekonsiliasi pembayaran harian.
Koreksi metode hanya oleh pemilik
Kalau kasir salah memilih metode, pemilik atau admin cabang bisa mengganti metode pada transaksi yang sudah lunas. Kasir tidak bisa mengubahnya sendiri, dan setiap perubahan tercatat di log aktivitas beserta metode lama dan metode barunya.
Kasera Pay tetap terpisah
Pembayaran lewat Kasera Pay tercatat dengan metodenya sendiri dan dicocokkan dari data pembayarannya, bukan dari pilihan kasir. Transaksi Kasera Pay juga tidak bisa dipindahkan ke metode kustom, sehingga dua jenis uang ini tidak pernah tertukar di laporan.
Tantangan yang Diselesaikan
Pembayaran lewat EDC, QRIS statis, dan transfer tercatat sebagai satu kategori non-tunai, sehingga totalnya tidak bisa dicocokkan dengan struk mesin atau mutasi rekening
Salon dengan dua mesin EDC dari bank berbeda tidak tahu berapa yang seharusnya masuk dari masing-masing bank
Kasir salah memilih metode saat jam ramai, dan kesalahannya baru ketahuan ketika isi laci tidak cocok di malam hari
Transfer ke rekening salon dianggap sudah masuk karena pelanggan menunjukkan bukti, padahal belum ada di mutasi