Karyawan Memakai Produk Salon untuk Keperluan Pribadi

Karyawan salon boleh memakai produk salon untuk keperluan pribadi, asalkan setiap pemakaian lewat jalur yang tercatat dan harganya disepakati sejak awal. Masalahnya hampir tidak pernah ada pada niat karyawan. Masalahnya ada pada sebotol sampo yang diambil dari rak dengan janji dibayar akhir bulan lalu terlupa, atau pada cat rambut yang dipakai saling mewarnai setelah jam tutup tanpa ada yang mencatat. Di akhir bulan, keduanya terbaca sebagai stok salon berkurang tanpa penjelasan.

Tiga Jenis Pemakaian, Tiga Jalur

Yang biasa disebut pemakaian pribadi sebenarnya tiga hal berbeda.

Pertama, produk retail yang dibawa pulang: sampo, serum, pomade, atau masker rambut dari rak jual. Ini penjualan biasa, hanya pembelinya karyawan. Jalurnya kasir.

Kedua, layanan untuk karyawan sendiri. Stylist saling mewarnai rambut, terapis creambath setelah salon tutup, atau nail artist memasang gel di kukunya sendiri sebagai contoh desain. Yang keluar adalah bahan pakai, bukan produk retail. Jalurnya pencatatan pemakaian internal.

Ketiga, latihan. Karyawan baru berlatih bleaching atau smoothing pada model, sering kali rekan kerja sendiri. Bahannya habis, tetapi tujuannya untuk salon. Jalurnya juga pemakaian internal, dengan catatan yang membedakannya dari pemakaian pribadi.

Aturannya berbeda untuk masing-masing. Produk retail dibayar. Layanan untuk karyawan bisa dibayar, bisa juga diberikan sebagai fasilitas dengan batas tertentu. Latihan ditanggung salon sebagai biaya pelatihan.

Harga Karyawan yang Tidak Merugikan Salon

Harga karyawan produk salon dihitung dari harga beli, bukan dari harga eceran yang dipotong sembarangan. Contohnya, sampo dibeli Rp 60.000 dan dijual Rp 110.000. Diskon karyawan 40 persen membuat harganya Rp 66.000, masih di atas harga beli. Diskon 50 persen membuatnya Rp 55.000, dan salon menombok Rp 5.000 untuk setiap botol yang dibeli karyawan, belum termasuk ongkos kirim dari supplier.

Karena margin tiap produk berbeda, aturan yang paling aman adalah salah satu dari dua cara ini: diskon tetap 20 sampai 30 persen untuk semua produk, atau harga beli ditambah 10 persen. Cara kedua lebih adil untuk produk bermargin tipis, tetapi kasir perlu daftar harga beli. Cara menghitung harga beli per unit, termasuk ongkos kirim yang dibagi rata, ada di glosarium HPP layanan.

Beri batas jumlah, misalnya dua unit per produk per bulan. Batas ini bukan tanda curiga. Tujuannya supaya harga karyawan tidak berubah menjadi jalur jual kembali ke teman atau toko online.

Layanan untuk Karyawan Punya Aturannya Sendiri

Stylist yang saling mewarnai rambut memakai bahan dan jam kerja rekan sekaligus, jadi harganya dihitung berbeda dari produk yang dibawa pulang: biaya bahan ditambah uang jasa untuk rekan yang mengerjakan, di jam sepi. Hitungan lengkapnya, termasuk siapa yang termasuk keluarga karyawan, ada di diskon karyawan dan keluarga. Yang perlu ditambahkan di sini hanya satu: bahan untuk layanan itu tetap dicatat keluar dari stok, walaupun layanannya gratis.

Bahan Pakai yang Dibawa Pulang

Permintaan yang lebih sulit adalah bahan pakai yang dibawa pulang: setengah botol developer untuk mewarnai rambut ibu di rumah, atau masker rambut ukuran salon yang dipindah ke wadah kecil. Bahan pakai tidak punya harga eceran dan biasanya tidak dihitung per unit, jadi pengambilan kecil seperti ini hampir tidak pernah terlihat di catatan. Aturan paling sederhana: bahan pakai tidak dibawa keluar salon. Bila pemilik ingin mengizinkannya, jual sesuai harga beli per gram atau mililiter dan catat sebagai pengurangan stok seperti produk lain.

Cara Mencatatnya

Produk retail dibeli lewat kasir seperti penjualan biasa, dengan harga karyawan sebagai potongan yang tercatat. Stok berkurang, uang masuk tercatat, dan laporan penjualan menunjukkan berapa produk yang dibeli tim setiap bulan.

Bahan untuk layanan karyawan dan latihan dicatat sebagai pengurangan stok dengan alasan pemakaian internal, ditambah catatan singkat: nama karyawan, layanan, dan tujuannya. Di Kasera, penyesuaian stok memiliki pilihan alasan Pemakaian internal dan kolom catatan, dan hanya admin atau admin cabang yang bisa mengurangi stok. Anggota tim lain hanya bisa mencatat stok yang masuk. Fitur ini tersedia mulai paket Professional lewat inventaris produk.

Untuk bahan yang dihitung per gram atau mililiter, seperti pewarna dan developer, catat jumlah yang benar-benar terpakai, bukan jumlah tube. Cara menimbangnya diuraikan di menghitung biaya bahan per layanan.

Aturan Satu Halaman

Aturan yang ditulis dan disepakati sejak hari pertama jauh lebih mudah dijalankan daripada teguran setelah selisih ditemukan. Isinya cukup:

• Produk retail hanya dibawa setelah dibayar di kasir. Tidak ada sistem bon.
• Harga karyawan dan cara menghitungnya.
• Batas jumlah per produk per bulan, dan larangan menjual kembali.
• Bahan pakai tidak dibawa pulang, kecuali dijual dengan harga beli dan dicatat.
• Siapa yang mencatat pemakaian internal dan siapa yang menyetujuinya.
• Tester dan produk contoh tidak dibawa pulang.

Masukkan aturan ini ke peraturan kerja atau lampiran kontrak, sama seperti ketentuan lain dalam kontrak kerja stylist.

Bila karyawan ingin membayar lewat potong gaji, minta kesepakatan tertulis. PP 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mensyaratkan kesepakatan atau perjanjian tertulis untuk potongan upah yang membayar utang pekerja, dan membatasi seluruh potongan paling banyak 50 persen dari setiap pembayaran upah. Pembayaran langsung di kasir tetap lebih sederhana.

Bila Selisih Sudah Terjadi

Jangan mulai dari tuduhan. Hitung ulang, periksa catatan stok masuk, lalu cocokkan dengan penjualan dan pemakaian internal yang tercatat. Pembelian staf yang tidak tercatat adalah salah satu dari enam penyebab yang diurutkan di kehilangan stok produk retail di salon. Setelah jalur pencatatan di atas berjalan dua bulan, selisih yang tersisa jauh lebih mudah ditelusuri.