Bahan Salon yang Jarang Terpakai: Menemukan, Menghitung, dan Memutuskannya

Bahan salon yang jarang terpakai adalah stok yang tetap duduk di rak jauh lebih lama daripada waktu yang dibutuhkan salon untuk memakainya. Ukuran praktisnya sederhana: bagi jumlah stok dengan pemakaian per bulan. Item yang cukup untuk lebih dari enam bulan, atau tidak tersentuh sama sekali dalam 90 hari terakhir, sudah mengendap. Uang yang dipakai untuk membelinya tertahan di rak, dan sebagian akan hilang begitu bahannya kedaluwarsa.

Besarnya sering mengejutkan. Contoh rak sebuah salon rambut ukuran sedang: empat botol cairan keratin satu liter seharga Rp 650.000 per botol, padahal treatment keratin hanya dipesan sekali sebulan dan satu botol cukup untuk beberapa pelanggan. Dua belas tube pewarna shade fashion seharga Rp 60.000 yang dibeli untuk satu tren dan baru terpakai tiga. Enam botol serum retail dengan harga pokok Rp 120.000 yang belum laku sejak dipajang. Nilai yang masih tertahan di rak hampir Rp 3.900.000, dan tidak satu pun muncul sebagai kerugian di laporan bulanan. Yang terlihat hanya kas yang terasa lebih tipis daripada omzetnya.

Kenapa Bahan Bisa Mengendap

Hampir semua stok mengendap berasal dari lima kebiasaan yang sama.

Membeli untuk mengejar harga grosir. Supplier menawarkan potongan 10% untuk pembelian satu lusin, dan tawaran itu terasa hemat di hari belanja. Penghematannya hanya nyata kalau seluruh lusin terpakai sebelum kedaluwarsa.

Menu layanan yang terlalu panjang. Setiap layanan yang dipesan tiga kali setahun tetap membutuhkan perlengkapannya sendiri. Sepuluh layanan seperti itu berarti sepuluh set bahan yang hampir tidak pernah bergerak.

Palet warna yang dilengkapi sekaligus. Seluruh deret shade dibeli agar semua permintaan bisa dilayani, padahal sebagian besar pewarnaan memakai lima sampai delapan shade yang sama.

Bahan pesanan satu stylist. Seorang stylist meminta produk tertentu untuk teknik yang ia kuasai, lalu pindah kerja. Produknya tetap tinggal di rak.

Produk retail yang dipilih tanpa uji. Satu karton dibeli sebelum diketahui apakah pelanggan salon ini memang mencari produk tersebut.

Menemukannya dalam Satu Sore

Tidak perlu sistem khusus untuk mulai menghitung stok salon dengan cara ini. Siapkan satu lembar kertas atau spreadsheet dengan enam kolom: nama item, jumlah stok, harga beli per unit, pemakaian per bulan, tanggal kedaluwarsa terdekat, dan bulan persediaan.

Isi jumlah stok dari hitungan fisik, bukan dari ingatan. Pemakaian per bulan diambil dari catatan belanja atau catatan pemakaian tiga bulan terakhir, dibagi tiga. Bulan persediaan adalah jumlah stok dibagi pemakaian per bulan. Item dengan pemakaian nol langsung masuk kelompok mengendap.

Lalu kelompokkan. Di bawah tiga bulan persediaan termasuk sehat untuk sebagian besar bahan salon. Tiga sampai enam bulan termasuk lambat dan perlu diawasi. Di atas enam bulan, atau tanpa pemakaian selama 90 hari, termasuk mengendap dan perlu keputusan. Ukuran yang sama dalam bentuk lain dikenal sebagai perputaran persediaan, yaitu berapa kali stok habis dan dibeli ulang dalam setahun.

Kolom kedaluwarsa menentukan urutan kerja. Item mengendap yang kedaluwarsa dalam dua bulan diurus minggu ini, sedangkan item yang masih berlaku dua tahun bisa menunggu. Cara mencatat dan memantau tanggal tersebut dibahas di melacak masa kedaluwarsa bahan salon.

Menghitung Biaya yang Sebenarnya

Uang yang tertahan mudah dihitung: jumlah stok dikali harga beli. Biaya yang lebih besar justru tersembunyi pada potongan grosir yang tidak pernah terwujud.

Ambil contoh dua belas tube pewarna seharga Rp 60.000 dengan potongan 10%. Salon membayar Rp 648.000. Kalau hanya tujuh tube terpakai sebelum kedaluwarsa, biaya per tube yang benar-benar dipakai menjadi sekitar Rp 92.600, bukan Rp 54.000 seperti yang dibayangkan di hari belanja. Seandainya salon membeli tujuh tube tanpa potongan, biayanya hanya Rp 420.000. Potongan tersebut ternyata membuat salon membayar Rp 228.000 lebih mahal.

Hitung juga pemakaian per layanan memakai angka sebenarnya. Bahan yang mengendap untuk layanan yang jarang dipesan sering berarti layanan itu dijual di bawah biayanya, karena sisa bahan yang terbuang tidak pernah masuk ke harga. Langkah menghitungnya ada di cara menghitung biaya bahan per layanan.

Lima Keputusan untuk Setiap Item Mengendap

Setiap item di kelompok mengendap mendapat satu dari lima keputusan, dan keputusannya dicatat agar tidak dibahas ulang bulan depan.

Habiskan lewat layanan. Bahan yang masih berlaku lama bisa dimasukkan ke layanan yang sering dipesan. Ampul perawatan rambut, misalnya, ditawarkan sebagai tambahan berbayar saat creambath. Syaratnya, bahan tersebut memang cocok untuk layanan itu dan harganya ditulis jujur di menu, bukan disisipkan tanpa sepengetahuan pelanggan.

Jual dengan alasan yang jelas. Produk retail yang mengendap bisa dijual dengan potongan berjangka, dipaketkan dengan layanan, atau disarankan oleh stylist yang memang memakainya di kursi. Cara menawarkan tanpa terasa memaksa dibahas di menjual produk retail di salon. Pasang batas waktu promo yang lebih pendek daripada tanggal kedaluwarsa produknya.

Kembalikan atau tukar ke supplier. Sebagian distributor menerima tukar barang untuk kemasan yang belum dibuka, terutama bila salon pelanggan rutin. Tanyakan sebelum barang mendekati kedaluwarsa, bukan sesudahnya. Lebih baik lagi, minta syarat retur dituliskan sejak awal kerja sama, seperti diuraikan di memilih supplier bahan salon.

Lepas ke salon lain. Kemasan tertutup yang masih berlaku lama bisa dijual ke salon lain dengan harga beli atau sedikit di bawahnya. Kas kembali, dan rak menjadi kosong untuk bahan yang benar-benar bergerak.

Berhenti menyetok. Untuk layanan yang dipesan kurang dari sekali sebulan, pertimbangkan dua pilihan: hapus dari menu, atau ubah menjadi layanan pesan dulu. Pelanggan membuat janji beberapa hari sebelumnya, bahan dibeli khusus, dan uang muka menutup biaya bahan bila pelanggan batal. Cara membaca data pesanan per layanan sebelum memutuskan dibahas di memangkas layanan yang tidak laku.

Bahan yang tetap tidak tertolong dicatat sebagai pemakaian di luar penjualan, lengkap dengan alasannya. Angka itu menjadi bahan pertimbangan sebelum belanja berikutnya.

Mencegah Rak Penuh Lagi

Belanja dari pemakaian, bukan dari tawaran. Patokan yang aman untuk sebagian besar bahan salon adalah pemakaian empat sampai enam minggu ditambah cadangan selama waktu kirim supplier. Potongan grosir hanya diambil untuk bahan yang bulan persediaannya di bawah tiga bulan.

Uji produk baru dalam jumlah kecil. Beli satu atau dua unit, pakai atau pajang selama satu bulan, lalu putuskan. Kerugian terbesarnya hanya dua unit, bukan satu karton.

Bedakan shade inti dan shade pesanan. Shade yang dipakai setiap minggu selalu tersedia. Shade lain dibeli saat ada booking yang membutuhkannya.

Jadwalkan tinjauan lima belas menit setiap awal bulan. Perbarui hitungan, tandai item yang pindah kelompok, dan putuskan nasib item baru yang mengendap sebelum masalahnya membesar.

Catat setiap pergerakan stok. Di manajemen stok Kasera, yang tersedia di paket Professional dan Flagship, setiap penambahan, penjualan, pemakaian bahan layanan, waste, dan penyesuaian tercatat dengan riwayatnya sendiri. Riwayat itu menjawab pertanyaan yang paling sulit dijawab dari hitungan fisik saja: kapan terakhir kali sebuah item benar-benar dipakai.