Ucapan dan Promo Ulang Tahun untuk Pelanggan Salon

Ucapan ulang tahun untuk pelanggan salon bekerja bila terasa ditulis oleh orang yang mengenal pelanggan itu, dan promonya bekerja bila mengisi jam yang biasanya kosong. Keduanya murah. Yang mahal adalah melakukannya dengan cara yang salah: poster ucapan yang dikirim ke seluruh kontak, diskon besar yang dipakai pada hari tersibuk, dan tanggal lahir yang diminta dengan cara yang membuat pelanggan curiga.

Mengumpulkan Tanggal Lahir Tanpa Terasa Memaksa

Waktu terbaik untuk bertanya adalah di kasir pada kunjungan kedua. Pada kunjungan pertama, pelanggan belum tentu kembali, dan pertanyaan pribadi terasa terlalu cepat. Pada kunjungan kedua, hubungan sudah ada. Kalimatnya pendek dan menyebut alasannya: "Kak, boleh kami catat tanggal lahirnya? Setiap ulang tahun salon kirim ucapan dan hadiah kecil." Pelanggan yang enggan menjawab tidak ditanya lagi.

Jangan menjadikan tanggal lahir kolom wajib di formulir booking. Kolom wajib di tahap booking menambah alasan untuk batal, dan data yang diisi terpaksa sering asal. Jangan pula membiarkan stylist mencatatnya di ponsel pribadi. Data itu milik salon, dan ikut pergi bila stylist pindah kerja.

Menyebut alasan saat meminta data bukan sekadar sopan santun. Undang-undang perlindungan data pribadi meminta tujuan pengumpulan data disampaikan dengan jelas, dan pelanggan boleh meminta datanya dihapus. Kewajiban salon sebagai pengendali data diuraikan di perlindungan data pelanggan.

Di Kasera, tanggal lahir disimpan di profil pelanggan pada manajemen klien, bersama riwayat layanan dan catatannya. Daftar pelanggan bisa disaring dengan filter Ulang tahun, dengan pilihan Hari ini atau Bulan ini, dan tahun lahirnya diabaikan. Salon yang sebelumnya mencatat tanggal lahir di buku atau spreadsheet bisa memasukkannya lewat impor data pelanggan.

Menulis Pesan yang Tidak Terasa Massal

Salon dengan 400 pelanggan aktif yang tanggal lahirnya tercatat rata-rata menemui sekitar 33 ulang tahun sebulan, satu atau dua sehari. Jumlah itu cukup kecil untuk dikirim satu per satu, dan pesan satu per satu adalah seluruh perbedaannya. Buka daftar dengan filter Hari ini setiap pagi, lalu kirim sebelum pukul 10.00 dari nomor WhatsApp salon.

Pesan yang terasa personal memuat tiga hal yang tidak bisa ditulis untuk semua orang: nama pelanggan, nama stylist yang biasa melayani, dan layanan terakhirnya. Contohnya:

"Selamat ulang tahun, Kak [nama pelanggan]. Semoga tahun ini sehat dan dimudahkan semua urusannya. Salam juga dari [nama stylist], yang terakhir [layanan terakhir] bulan [bulan kunjungan]. Ada hadiah kecil dari salon: masker rambut gratis untuk kunjungan berikutnya, berlaku sampai 31 Oktober, Senin sampai Kamis."

Pesan tanpa hadiah pun tetap layak dikirim, cukup dua kalimat pertama. Yang perlu dihindari adalah kalimat "Selamat ulang tahun untuk pelanggan setia kami" bersama gambar poster, karena itu terbaca sebagai iklan, dan iklan pada hari ulang tahun terasa lebih dingin daripada tidak ada pesan sama sekali.

Berapa Besar Hadiah Ulang Tahun yang Masuk Akal

Ada tiga pilihan, dari yang paling murah.

Pertama, ucapan tanpa hadiah. Biayanya nol, dan untuk salon yang baru mulai, ini cara terbaik menguji kebiasaan mengirim setiap pagi sebelum menambah biaya.

Kedua, tambahan layanan dengan biaya bahan kecil: masker rambut, pijat kepala sepuluh menit, atau cat kuku polos. Bahan satu masker rambut sekitar Rp 15.000, sementara harga menunya Rp 60.000 sampai Rp 75.000. Pelanggan menerima sesuatu yang terasa bernilai, dan salon hanya menanggung biaya bahan dan beberapa menit kerja.

Ketiga, potongan tetap dengan minimum belanja, misalnya Rp 50.000 untuk transaksi minimal Rp 250.000. Potongan tetap lebih mudah dihitung daripada persentase. Potongan 20 persen untuk pewarnaan Rp 600.000 berarti Rp 120.000, lebih besar dari laba bersih banyak layanan. Potongan 50 persen hampir selalu salah, karena pelanggan yang memang akan datang bulan itu hanya membayar lebih sedikit.

Masa berlaku sekitar satu bulan sejak tanggal ulang tahun sudah cukup. Batasi ke Senin sampai Kamis, supaya hadiah mengisi kursi yang biasanya kosong. Di Kasera, aturan ini bisa dijalankan sebagai promo dengan kode: satu promo ulang tahun dengan kode untuk pelanggan tertentu, dibatasi ke hari kerja dan tanggal berlaku, lalu potongannya tercatat sebagai baris Promo di struk.

Sebelum kasus pertama, putuskan siapa yang menanggung potongan. Pilihan yang paling jarang menimbulkan perselisihan: komisi stylist dihitung dari harga setelah potongan, dan tambahan layanan gratis dihitung tanpa komisi. Tulis aturannya dan sampaikan ke tim.

Mengukur Apakah Program Ini Berjalan

Hitung tiga angka setiap bulan: berapa ucapan terkirim, berapa hadiah dipakai, dan berapa total nilai transaksi pada kunjungan yang memakai hadiah. Bandingkan nilai potongan dengan nilai transaksi itu. Kalau hadiah jarang dipakai, ganti hadiahnya sebelum mengganti pesannya. Kalau hadiah dipakai terutama pada hari Sabtu padahal aturannya hari kerja, masalahnya ada di kasir yang tidak memeriksa syaratnya.

Ucapan ulang tahun juga bukan alat untuk pelanggan yang sudah lama tidak datang. Pelanggan yang absen berbulan-bulan lebih tepat disapa lewat kampanye pelanggan lama, dengan penawaran yang memang ditujukan untuk mengajak kembali. Ucapan ulang tahun paling berguna untuk pelanggan yang masih datang, sebagai tanda bahwa salon mengingat mereka.