Jadwal Kasera yang Muncul di Google Calendar Setiap Staf
Satu jadwal yang tetap sama, dibaca dari aplikasi kalender yang sudah dipakai sehari-hari.
Appointment dan jadwal cuti terkirim ke Google Calendar pribadi tiap staf, lalu menyesuaikan sendiri setiap kali jadwalnya berubah.
Appointment
Kelola booking dan jadwal
Rab
4
Kam
5
Jum
6
Rina P.
Blow Dry
Dewi S.
Hair Spa
Nisa A.
Coloring
Maya R.
Blow Dry
Rani T.
Balayage
Dian K.
Blow Dry
Sari M.
Smoothing
Maya R.
Potong
Sari M.
Keratin
Rina P.
Creambath
Maya R.
Potong
Putri W.
Blow Dry
Dewi S.
Potong
Nisa A.
Coloring
Dewi S.
Blow Dry
Lina S.
Hair Spa
Rina P.
Blow Dry
Lina S.
Creambath
Rani T.
Potong
Putri W.
Hair Spa
Stylist jarang membuka dua kalender dengan senang hati. Jadwal kerja ada di aplikasi salon, sementara urusan pribadi tetap di Google Calendar yang sudah dipakai bertahun-tahun. Selama keduanya terpisah, selalu ada kemungkinan seseorang menyanggupi acara keluarga pada jam yang ternyata sudah terisi pelanggan, atau sebaliknya menolak booking karena mengira harinya penuh.
Kasera mengirim appointment dan jadwal cuti ke Google Calendar milik masing-masing staf. Yang terkirim bukan ringkasan harian, melainkan acara per appointment beserta layanan, nama pelanggan, nomor teleponnya, catatan, dan jam mulai serta selesainya. Isi acara itu ikut berubah setiap kali datanya berubah di Kasera, tanpa perlu ada yang menyalakan ulang apa pun.
Penyambungan dilakukan sendiri oleh tiap staf melalui akun Google miliknya. Pemilik tidak bisa menyambungkan atas nama orang lain, karena persetujuan harus datang dari pemegang akun. Begitu tersambung, jadwal yang sudah ada ikut dikirim sekaligus, jadi kalender tidak mulai dari kosong. Memutus sambungan juga bisa dilakukan kapan saja oleh staf yang bersangkutan.
Perubahan diperlakukan sebagai penyesuaian, bukan tambahan. Appointment yang dipindahkan ke stylist lain akan hilang dari kalender stylist sebelumnya dan muncul di kalender penggantinya. Booking yang dibatalkan atau ditandai tidak hadir ikut hilang, sementara pekerjaan yang sudah selesai dibiarkan tinggal sebagai riwayat. Jadwal cuti yang disetujui lewat manajemen tim juga tampil sebagai acara tersendiri, sehingga hari libur terbaca sama dari kedua sisi.
Arahnya satu, dari Kasera ke Google Calendar. Ketersediaan yang ditawarkan di booking online tetap ditentukan oleh jam kerja dan cuti yang tercatat di Kasera, bukan oleh acara pribadi di kalender staf. Pemisahan ini disengaja: acara pribadi tidak perlu dibaca sistem untuk membuat jadwal kerja tetap akurat. Fitur ini tersedia di semua paket dan bisa dipakai dari peramban maupun aplikasi Android.
Contoh Skenario
Stylist yang mengatur hidupnya di Google Calendar
Masalah
Jadwal kerja hanya terlihat setelah membuka aplikasi salon, sementara janji pribadi dicatat di kalender ponsel. Beberapa kali janji keluarga jatuh tepat di jam yang ternyata sudah dipesan pelanggan.
Solusi
Appointment muncul di kalender yang sama dengan janji pribadi. Bentrok terlihat pada saat janji baru dibuat, bukan pada pagi hari ketika pelanggan sudah dalam perjalanan.
Pemilik salon yang sering mengalihkan pekerjaan
Masalah
Ketika stylist berhalangan, pekerjaannya dialihkan ke rekan lain. Kalender pribadi stylist yang berhalangan tetap menampilkan jam itu sebagai sibuk, dan penggantinya tidak melihat apa pun di kalendernya.
Solusi
Pengalihan memindahkan acaranya sekaligus. Kalender stylist yang berhalangan bersih, kalender penggantinya terisi, dan tidak ada langkah tambahan yang harus diingat siapa pun.
Stylist baru yang bergabung di tengah bulan
Masalah
Jadwal minggu berjalan sudah terbentuk sebelum akunnya aktif, sehingga kalender pribadinya kosong dan harus diisi ulang satu per satu dari layar aplikasi salon.
Solusi
Menyambungkan akun sekali sudah mengirim jadwal yang berjalan. Tidak ada yang perlu disalin manual, dan minggu pertama berjalan dengan kalender yang sudah sesuai.
Cara Kerja
Staf Menyambungkan Akunnya Sendiri
Setiap staf menghubungkan akun Google miliknya dari halaman profil. Persetujuan diberikan langsung oleh pemegang akun, sehingga pemilik tidak bisa menyambungkan atas nama orang lain.
Jadwal yang Ada Ikut Dikirim
Begitu tersambung, appointment yang sudah terjadwal dikirim sekaligus. Kalender tidak mulai dari kosong dan tidak ada jadwal berjalan yang perlu dimasukkan ulang secara manual.
Perubahan Menyesuaikan Sendiri
Perubahan jam, layanan, catatan, atau stylist yang menangani akan menyesuaikan acara di kalender. Appointment yang dialihkan berpindah ke kalender stylist penggantinya dan hilang dari kalender sebelumnya.
Putus Sambungan Kapan Saja
Staf yang tidak lagi ingin memakainya bisa memutus sambungan sendiri. Setelah diputus, tidak ada acara baru yang dikirim ke kalender tersebut.
Kemampuan Lengkap
Acara per appointment, bukan ringkasan
Setiap appointment menjadi satu acara berisi layanan, nama pelanggan, nomor telepon, catatan, dan jam mulai serta selesai. Isinya cukup untuk bersiap tanpa membuka aplikasi salon lebih dulu.
Cuti ikut terbaca
Jadwal cuti yang disetujui tampil sebagai acara tersendiri di kalender staf. Hari libur terbaca sama dari sisi salon maupun sisi pribadi, sehingga tidak ada yang dijadwalkan pada hari yang sudah disetujui kosong.
Pengalihan yang bersih
Appointment yang dipindahkan ke stylist lain berpindah pula kalendernya. Acara di kalender stylist sebelumnya dihapus pada saat yang sama, jadi tidak ada jam sibuk yang tertinggal tanpa pekerjaan.
Pembatalan menghilang, pekerjaan selesai tinggal
Booking yang dibatalkan atau ditandai tidak hadir hilang dari kalender, sementara pekerjaan yang sudah selesai dibiarkan sebagai riwayat. Kalender tetap menggambarkan jam yang benar-benar terpakai.
Akun pribadi, kendali di tangan staf
Sambungan dibuat dan diputus oleh pemegang akun. Setiap staf hanya menyentuh sambungannya sendiri, dan tidak ada jalur yang membuat satu orang mengubah kalender orang lain.
Tantangan yang Diselesaikan
Jadwal kerja dan jadwal pribadi berada di dua aplikasi yang tidak pernah saling tahu
Stylist menyanggupi acara pribadi pada jam yang ternyata sudah terisi pelanggan
Appointment yang dialihkan ke stylist lain masih tertinggal di kalender orang sebelumnya
Booking yang dibatalkan tetap terlihat sebagai jam sibuk di kalender pribadi