Tentukan Siapa yang Memegang Kasir dan Nomor Pelanggan
Dua sakelar di atas peran yang sudah ada: akses kasir untuk stylist, dan kontak pelanggan untuk stylist dan kasir. Diatur terpisah untuk setiap lokasi, dan semuanya menyala sampai pemilik mematikannya.
Pemilik memilih per lokasi apakah stylist boleh memakai kasir, dan apakah stylist serta kasir boleh melihat nomor dan email pelanggan.
Hak akses karyawan salon perlu diatur begitu tim lebih dari dua orang, dan intinya dua pertanyaan: siapa yang boleh menerima uang, dan siapa yang boleh memegang nomor pelanggan. Di Kasera, setiap anggota tim sudah punya peran sendiri. Stylist memantau booking dan komisinya, kasir bekerja di POS, dan pemilik atau admin memegang seluruh dashboard. Akses Tim menambahkan dua sakelar di atas peran itu, dan setiap lokasi diatur terpisah.
Sakelar pertama adalah akses kasir untuk stylist, yaitu izin memakai POS. Di banyak salon, stylist ikut menerima pembayaran saat kasir sedang sibuk. Itu praktis, tetapi setiap orang yang bisa membuka kasir juga bisa menerima uang tunai, memilih metode pembayaran, dan membatalkan transaksi. Bila akses ini dimatikan, stylist di lokasi itu menerima pesan bahwa POS tidak tersedia dan pembayaran diterima oleh kasir atau pemilik. Jadwal, booking, dan komisinya tetap berjalan seperti biasa.
Sakelar kedua menyembunyikan kontak pelanggan dari stylist, dari kasir, atau dari keduanya. Bila dimatikan, nomor telepon dan email pelanggan tidak tampil di janji temu, daftar klien, POS, riwayat transaksi, maupun file ekspor, dan tombol kirim struk manual ikut disembunyikan. Nama, riwayat layanan, dan catatan pelanggan tetap terbuka, jadi stylist tetap bisa melayani dengan baik. Pelanggan juga tetap menerima pengingat booking dan struk dari Kasera, karena pesan itu dikirim sistem, bukan dari ponsel karyawan. Ini cara paling langsung menutup risiko yang dibahas di stylist membawa pelanggan pergi: stylist mengenal pelanggannya, tetapi tidak menyimpan nomornya. Dengan kata lain, data pelanggan salon tetap milik salon.
Pembatasan ini diterapkan oleh sistem Kasera, bukan hanya disembunyikan dari tampilan. Permintaan membuka kasir dari akun yang dibatasi ditolak, dan data kontak dikosongkan sebelum sampai ke perangkat karyawan.
Semua akses menyala sampai pemilik mematikannya, jadi tidak ada yang berubah saat salon baru mulai memakai fitur ini. Akses POS untuk peran Kasir tidak bisa dimatikan karena memang itu tugasnya, dan pemilik serta admin selalu memegang akses penuh. Akses Tim tersedia di paket Professional dan Flagship. Gambaran peran lainnya ada di halaman manajemen tim.
Cara Kerja
Buka Tab Akses Tim di Pengaturan
Pemilik, admin, atau admin cabang membuka Pengaturan lalu tab Akses Tim. Pengaturannya berlaku untuk lokasi yang sedang dipilih, jadi salon dengan beberapa cabang mengatur setiap cabang satu per satu. Admin cabang hanya bisa mengubah cabangnya sendiri.
Pilih Izin untuk Setiap Peran
Tabelnya berisi dua baris dan dua kolom. Baris pertama, Gunakan kasir (POS), mencakup menerima pembayaran, membuka dan menutup sesi kasir, void, dan refund. Baris kedua, Lihat kontak pelanggan, mencakup nomor telepon dan email. Kolomnya Stylist dan Kasir. Sel POS untuk Kasir tertulis Selalu aktif dan tidak bisa diubah.
Minta Tim Memuat Ulang Aplikasi
Perubahan tersimpan saat sakelar digeser, lalu berlaku saat aplikasi tim dimuat ulang. Sampaikan perubahan ini sebelum shift dimulai, supaya stylist tidak terkejut ketika menu kasir menolak dibuka di tengah melayani pelanggan.
Pantau Hasilnya di Kasir dan Daftar Klien
Stylist yang akses kasirnya dimatikan menerima layar POS tidak tersedia dengan tombol kembali ke janji temu. Akun yang kontaknya dibatasi tetap memantau daftar klien dan riwayat layanan, hanya tanpa nomor telepon dan email. Pemilik dan admin tetap melihat semuanya.
Contoh Skenario
Salon rambut dengan lima stylist dan satu kasir
Masalah
Saat Sabtu ramai, tiga stylist ikut menerima pembayaran di kasir. Uang tunai di laci kurang Rp 150.000 dari catatan, dan tidak ada yang bisa memastikan transaksi mana yang salah dicatat atau siapa yang mencatatnya.
Solusi
Pemilik mematikan akses kasir untuk stylist. Semua pembayaran lewat satu kasir atau pemilik, sehingga setiap selisih hanya punya satu penanggung jawab. Penerimaan tunai dan non-tunai per hari dicocokkan lewat laporan pendapatan, yang memisahkan pemasukan per metode pembayaran.
Barbershop yang baru ditinggal barber senior
Masalah
Seorang barber keluar dan dalam dua minggu beberapa pelanggan tetapnya menerima pesan promosi dari barbershop barunya. Nomor-nomor itu diambil dari daftar klien yang selama ini terbuka untuk semua barber.
Solusi
Pemilik mematikan izin Lihat kontak pelanggan untuk peran Stylist. Barber tetap memantau nama, riwayat potongan, dan catatan pelanggan, tetapi nomor dan email tidak lagi tampil atau ikut terekspor. Langkah lain saat karyawan keluar ada di serah terima karyawan salon.
Spa dengan dua cabang yang ukurannya berbeda
Masalah
Cabang utama punya kasir penuh waktu, sedangkan cabang kecil hanya punya dua terapis yang bergantian menerima pembayaran. Aturan yang sama untuk kedua cabang akan membuat cabang kecil tidak bisa menerima uang sama sekali.
Solusi
Akses kasir untuk terapis dimatikan hanya di cabang utama. Di cabang kecil, terapis tetap memegang POS, tetapi kontak pelanggan disembunyikan dari keduanya. Terapis yang kadang membantu di cabang utama ikut aturan cabang utama selama bekerja di sana.
Tantangan yang Diselesaikan
Stylist ikut membuka kasir saat ramai, lalu di akhir hari tidak jelas siapa yang mencatat pembayaran tunai yang selisih
Nomor WhatsApp pelanggan tersimpan di ponsel stylist dan ikut pergi saat stylist pindah ke salon lain
Kasir baru langsung memegang nomor dan email semua pelanggan sejak hari pertama bekerja
Salon dengan dua cabang butuh aturan berbeda, misalnya stylist boleh memegang kasir di cabang kecil tetapi tidak di cabang besar