Paket Layanan Prabayar yang Sesinya Terpotong di Kasir
Sesi yang terpotong sendiri di kasir, bukan dihitung ulang dari buku catatan.
Paket sesi yang dijual di kasir, terpotong otomatis saat dipakai, dengan sisa kunjungan dan masa berlaku yang tercatat per pelanggan.
Kasir
Penjualan cepat untuk layanan dan produk
Haircut
Stylist: Rina
Rp 50.000
Blow Dry
Stylist: Rina
Rp 80.000
Hair Serum (retail)
Produk retail · Qty: 2
Rp 70.000
Creambath
Stylist: Dewi
Rp 120.000
Metode Pembayaran
Paket perawatan prabayar adalah uang yang sudah diterima untuk layanan yang belum dikerjakan. Salon menjualnya karena alasannya masuk akal: pemasukan datang lebih awal dan pelanggan punya alasan untuk kembali. Masalahnya muncul beberapa bulan kemudian, ketika sisa sesi hanya tersimpan di buku kasir atau di ingatan staf. Pelanggan menyebut masih punya tiga kali, catatan salon menyebut satu, dan tidak ada yang bisa dibuktikan.
Di Kasera, paket layanan salon disusun sekali di dashboard sebagai daftar layanan beserta jumlah sesinya. Satu paket boleh berisi beberapa layanan sekaligus, misalnya delapan kali cuci blow ditambah dua kali creambath, dengan satu harga dan satu masa berlaku. Masa berlakunya dihitung dalam hari sejak pembelian, dan boleh dikosongkan untuk paket tanpa batas waktu. Cara menyusun isi dan harganya supaya margin tetap aman dibahas terpisah di panduan membuat paket layanan.
Penjualannya berjalan di kasir seperti item lain, dengan satu syarat: transaksi harus terhubung ke pelanggan yang bisa dihubungi lewat nomor telepon atau email. Sesi yang dibeli melekat pada pelanggan tersebut, bukan pada struk. Pelanggan yang membeli dua paket sekaligus menerima dua saldo terpisah, masing-masing dengan masa berlakunya sendiri.
Saat pelanggan itu datang lagi, kasir cukup menautkan namanya. Layanan yang tercakup paket masuk ke keranjang dengan harga Rp 0 beserta penanda sisa sesi, jadi tidak ada yang perlu dihitung ulang. Bila sisa sesi lebih sedikit daripada yang diambil hari itu, sisanya dipotong dan kekurangannya ditagih dengan harga satuan normal pada struk yang sama. Sesi yang paling dekat masa berlakunya selalu dipakai lebih dulu.
Riwayat pemakaian tersimpan di profil pelanggan lewat manajemen klien, lengkap dengan tanggal dan layanan yang diambil. Di sisi pemilik, setiap paket menampilkan jumlah yang sudah terjual beserta daftar pemiliknya, sehingga sesi yang masih menjadi kewajiban salon bisa dibaca kapan saja, bukan diperkirakan menjelang tutup buku. Angka itu yang membedakan paket sebagai alat menjaga pelanggan dari paket sebagai utang layanan yang menumpuk diam-diam sampai bulan kelima, ketika bahan dan komisinya baru benar-benar dikeluarkan.
Contoh Skenario
Pemilik barbershop yang menjual paket sepuluh kali potong
Masalah
Paket sepuluh kali potong seharga Rp 400.000 laku dijual, tetapi sisanya ditulis di kartu kertas yang sering tertinggal di rumah pelanggan. Kasir yang berbeda memberi jawaban berbeda, dan beberapa pelanggan menerima kunjungan gratis lebih banyak daripada yang dibeli.
Solusi
Sisa sesi tersimpan pada data pelanggan, bukan pada kartu. Kasir menautkan nama, layanan masuk dengan harga Rp 0, dan sisa kunjungan terbaca sama oleh siapa pun yang berjaga.
Pemilik salon dengan paket perawatan rambut enam kali
Masalah
Pelanggan sering mengambil dua perawatan dalam satu kunjungan menjelang acara keluarga, dan kasir bingung menagih kekurangannya ketika sisa sesi tidak cukup. Perhitungannya dilakukan di kalkulator, dan hasilnya kadang berbeda antar staf.
Solusi
Sesi yang tersedia dipotong lebih dulu, kekurangannya ditagih dengan harga satuan normal di struk yang sama. Tidak ada hitungan manual, dan pelanggan menerima satu bukti pembayaran yang menjelaskan keduanya.
Pemilik spa yang menjual paket menjelang akhir tahun
Masalah
Penjualan paket melonjak di bulan Desember dan kas terlihat sehat, padahal sebagian besar sesinya baru dikerjakan tahun berikutnya. Tanpa catatan sesi yang belum terpakai, pemilik kesulitan memperkirakan beban kerja dan bahan untuk bulan-bulan berikutnya.
Solusi
Daftar pemilik paket beserta sisa sesinya bisa dibuka kapan saja, sehingga jumlah kunjungan yang sudah dibayar dan menunggu dikerjakan terbaca sebagai angka. Cara membaca dampaknya terhadap kas dibahas di pengelolaan arus kas salon.
Cara Kerja
Susun Isi Paket dan Masa Berlakunya
Pilih layanan yang masuk paket beserta jumlah sesi untuk masing-masing, lalu tetapkan harga paket dan masa berlaku dalam hari. Satu paket boleh menggabungkan beberapa layanan berbeda, dan masa berlaku boleh dikosongkan untuk paket yang tidak kedaluwarsa.
Tambahkan Potongan untuk Layanan Lain
Selain sesi, paket bisa membawa potongan persen untuk layanan lain selama paketnya masih aktif, misalnya potongan 10 persen untuk satu layanan tertentu atau untuk seluruh layanan. Potongan ini bersifat opsional dan diatur per paket.
Jual Paket di Kasir
Paket dijual seperti item lain di kasir, dengan syarat transaksinya terhubung ke pelanggan yang punya nomor telepon atau email. Membeli dua paket sekaligus menghasilkan dua saldo terpisah, bukan satu saldo ganda.
Sesi Terpotong Saat Pelanggan Datang
Tautkan nama pelanggan di kasir, dan layanan yang tercakup masuk dengan harga Rp 0 beserta sisa sesinya. Kasir tetap bisa memilih menagih harga normal bila pelanggan ingin menyimpan sesinya untuk kunjungan lain.
Pantau Sisa Sesi dan Riwayat Pemakaian
Setiap paket menampilkan jumlah yang terjual beserta daftar pemiliknya, sementara profil tiap pelanggan menyimpan sisa sesi dan tanggal setiap pemakaian. Perselisihan soal jumlah kunjungan selesai dengan membuka satu layar.
Kemampuan Lengkap
Satu paket untuk beberapa layanan
Isi paket ditentukan per layanan, misalnya delapan kali cuci blow ditambah dua kali creambath, dengan satu harga dan satu masa berlaku. Setiap layanan punya saldo sesinya sendiri, jadi pemakaian creambath tidak mengurangi jatah cuci blow.
Masa berlaku yang berjalan sendiri
Masa berlaku dihitung dalam hari sejak pembelian dan diperiksa setiap hari mengikuti waktu Jakarta. Paket yang lewat tanggalnya berhenti ditawarkan di kasir, jadi sesi kedaluwarsa tidak terpakai tanpa disadari.
Pemotongan sesi tanpa hitungan manual
Begitu pelanggan tertaut di transaksi, layanan yang tercakup paket muncul dengan harga Rp 0 beserta sisa sesinya. Kasir tidak perlu membuka catatan lain atau menghitung mundur jumlah kunjungan.
Sisa sesi yang tidak cukup tetap terlayani
Pelanggan dengan sisa dua sesi yang mengambil tiga layanan sekaligus tetap dilayani. Dua sesi dipotong dari paket, satu sisanya ditagih dengan harga satuan normal pada struk yang sama.
Potongan yang terkunci sejak pembelian
Potongan yang melekat pada paket disimpan pada saat pembelian. Mengubah aturan paket untuk penjualan berikutnya tidak mengubah manfaat pelanggan yang sudah membeli lebih dulu.
Komisi dihitung saat sesi dipakai
Komisi tidak muncul saat paket terjual, melainkan saat sesinya dikerjakan, dengan dasar perhitungan harga paket dibagi jumlah sesi. Aturan komisinya sendiri diatur di pengaturan komisi tim.
Tantangan yang Diselesaikan
Sisa sesi paket hanya ada di buku catatan, dan angkanya berbeda dengan ingatan pelanggan
Uang paket sudah diterima di depan, tapi jumlah sesi yang masih harus dikerjakan tidak pernah dihitung
Paket yang masa berlakunya sudah lewat tetap dilayani karena tanggalnya tidak pernah dicek
Pelanggan lupa membawa kartu paket, dan kasir memutuskan berdasarkan tebakan