Pindahkan Pelanggan, Layanan, dan Stok dari Spreadsheet Sekaligus
Template siap isi untuk empat jenis data, pemeriksaan per baris, dan laporan hasil yang menyebut baris mana yang perlu diperbaiki.
Unggah daftar pelanggan, layanan, produk, dan staf dari file Excel atau CSV, lalu ekspor kembali kapan saja. Tanpa mengetik ulang satu per satu.
Pindah aplikasi kasir paling sering tertunda karena satu pekerjaan: mengetik ulang ratusan pelanggan, puluhan layanan, dan seluruh stok produk satu per satu. Di Kasera, pekerjaan itu diganti dengan impor data. Pemilik mengunduh template impor untuk pelanggan, layanan, produk, atau staf, mengisinya dari catatan lama atau file ekspor aplikasi sebelumnya, lalu mengunggahnya sebagai file CSV atau Excel. Impor dan ekspor data tersedia di paket Professional dan Flagship.
Setiap file diperiksa per baris. Baris yang benar langsung masuk. Baris yang salah dilewati dan dilaporkan lengkap dengan nomor baris, nama kolom, dan alasannya, misalnya durasi layanan yang kosong atau nomor telepon yang tidak lengkap. Data yang sudah ada juga dilewati, bukan digandakan: pelanggan dikenali dari nomor teleponnya lalu emailnya, layanan dan produk dari namanya, staf dari emailnya. Karena itu, file yang sama aman diunggah ulang setelah baris yang salah diperbaiki.
Nomor yang ditulis dengan awalan 08 diubah ke format +62, jadi pelanggan hasil impor langsung bisa dicari dan dihubungi dari manajemen klien. Catatan pelanggan masuk ke riwayat catatannya, dan tanggal lahir boleh ditulis 1991-09-16 atau 16/09/1991. Layanan membawa kategori, durasi, dan harga, termasuk paket prabayar beserta jumlah sesi dan masa berlakunya. Produk membawa SKU, harga modal, dan stok awal.
Arah sebaliknya sama pentingnya. Daftar pelanggan, layanan, produk, staf, dan transaksi bisa diekspor ke file Excel kapan saja, untuk arsip, untuk akuntan, atau bila suatu hari salon memutuskan pindah lagi. Ekspor data pelanggan tidak perlu meminta izin siapa pun, karena data itu milik salon.
Yang tidak ikut diimpor perlu diketahui sejak awal: riwayat transaksi lama, booking yang sudah terjadwal, sisa sesi paket yang sedang berjalan, dan poin loyalitas. Bagian itu dicatat ulang dengan urutan yang diuraikan di tanya jawab di bawah.
Contoh Skenario
Salon rambut yang pindah dari aplikasi kasir lain
Masalah
Salon punya sekitar 640 pelanggan di aplikasi lama. Aplikasi itu bisa mengekspor ke Excel, tetapi nama kolomnya berbeda dan nomor telepon tercatat dalam tiga format. Pemilik memperkirakan butuh seminggu untuk mengetik ulang semuanya.
Solusi
Pemilik mengganti nama kolom sesuai template, lalu membagi daftar menjadi empat file. Nomor berawalan 08 diubah ke +62 saat impor. Sekitar 20 baris dilaporkan error karena nomornya tidak lengkap, diperbaiki dari catatan kasir, dan file yang sama diunggah ulang tanpa menggandakan pelanggan yang sudah masuk.
Spa dengan menu dan paket di spreadsheet
Masalah
Spa punya 38 layanan dan enam paket perawatan, semuanya di satu spreadsheet milik pemilik. Kasir menghafal harga paket, dan sisa sesi pelanggan dicatat di buku.
Solusi
Layanan dan paket diimpor dari satu file template layanan, dengan setiap paket menyebut layanan yang ditukarkan dan masa berlakunya. Sisa sesi pelanggan yang sedang berjalan tidak ikut terimpor, jadi spa menyiapkan daftar terpisah dan menyelesaikannya saat pelanggan datang. Cara menjaga daftar itu tetap benar dibahas di mencatat sisa saldo paket.
Barbershop dengan rak produk retail
Masalah
Barbershop menjual pomade, sampo, dan minyak rambut, sekitar 45 produk. Stok dihitung dengan tangan setiap akhir bulan, dan selisihnya tidak pernah bisa dijelaskan.
Solusi
Pemilik menghitung stok sekali, memasukkan angkanya ke template produk bersama harga modal, lalu mengimpornya. Sejak hari itu setiap penjualan di kasir mengurangi stok dari angka yang sudah dihitung, dan hitungan akhir bulan berikutnya punya pembanding.
Cara Kerja
Unduh Template yang Sesuai
Buka halaman Pelanggan, Layanan, Produk, atau Tim di dashboard, pilih Impor Data, lalu unduh templatenya. Setiap template berisi baris contoh yang menunjukkan format tiap kolom. Impor hanya bisa dijalankan oleh pemilik atau admin, bukan oleh stylist atau kasir.
Isi dari Data Lama
Salin kolom dari spreadsheet atau file ekspor aplikasi sebelumnya ke template. Nama kolom di baris pertama harus sama dengan template, sedangkan kolom lain yang tidak dikenal diabaikan. Satu file memuat paling banyak 200 baris dan 2 MB, jadi daftar 900 pelanggan dibagi menjadi lima file.
Unggah dan Baca Hasilnya
Setelah file diunggah, hasilnya tampil dalam tiga angka: berapa baris dibuat, berapa dilewati karena datanya sudah ada, dan berapa yang error. Setiap error disertai nomor baris, nama kolom, dan pesannya. File template yang salah, misalnya template layanan yang diunggah ke halaman pelanggan, ditolak sebelum satu baris pun masuk.
Perbaiki, Lalu Unggah Ulang
Perbaiki baris yang disebut di laporan, lalu unggah file yang sama sekali lagi. Baris yang sudah masuk di unggahan pertama dikenali sebagai data yang sudah ada dan dilewati, sehingga tidak ada pelanggan atau layanan yang tercatat ganda. Untuk salon yang baru beralih dari kasir manual, urutan yang paling aman adalah layanan dulu, lalu produk, staf, dan terakhir pelanggan.
Kemampuan Lengkap
Empat jenis data, satu cara
Pelanggan, layanan, produk, dan staf masing-masing punya template sendiri. Kategori layanan dan produk yang belum ada dibuat saat impor, jadi tidak perlu disiapkan lebih dulu.
Pelanggan lama tidak ditimpa
Pelanggan yang nomor atau emailnya sudah terdaftar dilewati, dan datanya tidak diubah. Satu pengecualian: bila file berisi tanggal lahir dan pelanggan itu belum punya, tanggal lahirnya dilengkapi. Nama saja tidak pernah dianggap sama, karena dua pelanggan bisa bernama sama.
Paket dan membership ikut masuk
Baris paket menyebut layanan yang ditukarkan, jumlah sesi, harga paket, dan masa berlakunya dalam hari. Membership berisi beberapa layanan juga bisa diimpor. Paket hasil impor dijual lewat kasir dan tidak tampil di halaman booking.
Stok awal tercatat
Produk diimpor bersama harga jual, harga modal, SKU, dan jumlah stok saat ini. Produk yang stoknya dilacak langsung punya angka awal di inventaris produk, sehingga penjualan berikutnya mengurangi stok dari angka yang benar.
Staf menerima undangan
Setiap staf hasil impor menerima email undangan untuk membuat kata sandinya sendiri, berlaku tujuh hari. Stylist dihitung ke jatah kursi paket, dan baris yang melebihi jatah dilaporkan sebagai error, bukan dimasukkan diam-diam.
Ekspor ke Excel kapan saja
Daftar pelanggan, layanan, produk, staf, dan transaksi bisa diunduh sebagai file Excel. Ekspor pelanggan menyertakan catatan dan tanggal lahir, jadi arsip salon tidak bergantung pada satu aplikasi.
Tantangan yang Diselesaikan
Daftar ratusan pelanggan harus diketik ulang satu per satu, sehingga pindah aplikasi terus ditunda sampai musim ramai lewat
Nomor pelanggan tercatat dalam berbagai format, dengan 08, dengan +62, atau dengan spasi, dan sebagian terdaftar dua kali
Menu layanan dan paket tersimpan di spreadsheet yang hanya dipahami pemilik, bukan di sistem kasir
Aplikasi lama tidak menyediakan ekspor, sehingga data pelanggan terkunci di sana ketika langganan berhenti