Impor Data Pelanggan, Layanan, dan Stok dari Excel Sekaligus
Template siap isi untuk empat jenis data, pemeriksaan per baris, dan laporan hasil yang menyebut baris mana yang perlu diperbaiki.
Impor pelanggan, layanan, produk, dan staf dari Excel atau CSV, lalu ekspor lagi ke Excel kapan saja, di paket Professional dan Flagship.
Impor pelanggan
- Baris 4: Nadia Rahma
- Baris 10: Fitri Handayani
- Baris 16: Rina K.
| Baris | Kolom | Pesan |
|---|---|---|
| 7 | Telepon | Nomor telepon harus valid dalam format internasional (contoh +628123456789). |
| 8 | Tanggal lahir | Tanggal lahir harus tanggal yang sudah lewat (YYYY-MM-DD atau DD/MM/YYYY), mulai tahun 1900. |
| 11 | Nama | Nama wajib diisi. |
| 12 | Email harus berupa alamat email yang valid. |
Cara Kerja Impor dan Ekspor Data
Tampilan di bawah meniru layar Kasera yang sebenarnya, dengan data contoh. Sebagian bisa dicoba langsung.
- 1
Buka Impor Data di Halaman Klien
Di dashboard, buka halaman Klien, Layanan, Produk, atau Tim, lalu pilih Impor Data. Jendela impor menyebut batas baris per file dan menyediakan Unduh template. Tombol ini hanya tampil untuk pemilik dan admin, bukan untuk stylist atau kasir.
Impor pelanggan
Seret dan lepas file di sini
atau klik untuk memilih file
Maksimal 2000 baris per impor
- 2
Sesuaikan Nama Kolom dengan Template
Template pelanggan berisi lima kolom: name, phone, email, date_of_birth, dan notes. Salin data dari file ekspor aplikasi lama, lalu ganti nama kolom di baris pertama agar sama dengan template. Kolom lain, misalnya total kunjungan, diabaikan saat impor.
pelanggan-salon-ayu.xlsxIlustrasi1 Nama Pelanggan Total Kunjungan No. HP Email Tgl Lahir Keterangan 2 Rina Kusuma 14 0812-1001-2001 rina.k@example.com 12/11/1990 Rambut tipis, pakai sampo lembut 3 Citra Wulandari 6 0813 1111 2222 21/11/1992 4 Nadia Rahma 9 +62 812-7777-8888 02/03/1994 Suka creambath 5 Lestari Ananda 4 081290012003 Alergi pewarna amonia 6 Putri Maharani 2 0857-2100-3004 putri.m@example.com 1995-11-08 7 Sinta Permata 3 0812 07/07/1991 8 Wulan Sari 5 0821 4400 5006 31/02/1989 9 Yuni Astuti 21 0813-8800-6007 17/06/1988 Pelanggan sejak 2019 10 Fitri Handayani 1 Fitri.H@example.com 11 2 0812-5500-7008 Datang bersama ibunya 12 Dian Puspita 1 0856 7300 8009 dian.puspita.example.com 13 Ratna Dewi 7 0812 6600 9010 25/12/1993 14 Mega Saputri 8 0838 1200 1011 03/11/1997 Smoothing setiap 6 bulan 15 Indah Kurnia 2 0812 7700 1112 16 Rina K. 1 0812 1001 2001 15 baris data dari aplikasi lama, nama kolomnya belum sama dengan template.
- 3
Unggah dan Baca Hasilnya
Pilih file CSV atau Excel, lalu tekan Impor pelanggan. Hasilnya tampil saat itu juga: pelanggan yang ditambahkan, pelanggan lama yang dilengkapi tanggal lahirnya, baris yang dilewati karena sudah ada, dan setiap baris bermasalah dengan kolom serta pesannya. File template lain, misalnya template layanan, ditolak sebelum satu baris pun masuk.
Impor pelanggan
pelanggan-salon-ayu.xlsx
18,4 KB · 15 baris
Ganti file - 4
Perbaiki, Lalu Unggah Ulang
Perbaiki sel yang disebut di hasil, lalu unggah file yang sama sekali lagi. Pelanggan yang sudah masuk di unggahan pertama dilewati, jadi hanya baris yang diperbaiki yang ditambahkan. Untuk salon yang baru beralih dari kasir manual, urutan yang paling aman adalah layanan dulu, lalu produk, staf, dan terakhir pelanggan.
pelanggan-salon-ayu.xlsxIlustrasiBaris 7phone
0812
Baris 8date_of_birth
31/02/1989
Baris 11name
(kosong)
Baris 12email
dian.puspita.example.com
0 dari 4 baris diperbaiki
- 5
Ekspor ke Excel Kapan Saja
Ekspor Data mengunduh daftar sebagai file Excel. Filter yang aktif ikut berlaku, jadi file berisi pelanggan yang sama dengan di layar, lengkap dengan catatan, tanggal lahir, dan sisa paket yang masih berjalan.
Klien
Kelola daftar klien dan catatan
Tambah KlienCari berdasarkan nama, telepon, atau email...November4 dari 16 klienkasera-clients-export.xlsxname phone email date_of_birth notes active_packages Citra Wulandari +6281311112222 1992-11-21 Mega Saputri +6283812001011 1997-11-03 Smoothing setiap 6 bulan Putri Maharani +6285721003004 putri.m@example.com 1995-11-08 Rina Kusuma +6281210012001 rina.k@example.com 1990-11-12 Rambut tipis, pakai sampo lembut 4 baris, sama dengan daftar di layar
C3 kunjunganCitra Wulandari
+628131111222221 Nov 1992 · 33 thM0 kunjunganMega Saputri
+62838120010113 Nov 1997 · 29 thP0 kunjunganPutri Maharani
+6285721003004putri.m@example.com8 Nov 1995 · 30 thR0 kunjunganRina Kusuma
+6281210012001rina.k@example.com12 Nov 1990 · 35 th
Pindah aplikasi kasir paling sering tertunda karena satu pekerjaan: mengetik ulang ratusan pelanggan, puluhan layanan, dan seluruh stok produk satu per satu. Di Kasera, pekerjaan itu diganti dengan impor data pelanggan, layanan, produk, dan staf dari file Excel atau CSV. Impor dan ekspor data tersedia di paket Professional dan Flagship. Untuk menu layanan saja, ada jalan yang lebih pendek saat setup akun: foto, PDF, atau file daftar harga yang sudah ada diunggah di langkah Layanan, Kasera membaca isinya, lalu hasilnya ditaruh di editor layanan untuk diperiksa sebelum disimpan.
Setiap file diperiksa per baris, dan data yang sudah ada dilewati, bukan digandakan. Pelanggan dikenali dari nomor teleponnya, lalu dari emailnya. Layanan dan produk dikenali dari namanya, staf dari emailnya. Karena itu, file yang sama aman diunggah ulang setelah baris yang salah diperbaiki, misalnya nomor telepon yang tidak valid atau tanggal lahir yang tidak ada di kalender.
Nomor yang ditulis dengan awalan 08 diubah ke format +62, jadi pelanggan hasil impor langsung bisa dicari dan dihubungi dari manajemen klien. Catatan pelanggan masuk ke riwayat catatannya, dan tanggal lahir boleh ditulis 1991-09-16 atau 16/09/1991. Layanan membawa kategori, durasi, dan harga, termasuk paket prabayar beserta jumlah sesi dan masa berlakunya. Produk membawa SKU, harga modal, dan stok awal.
Arah sebaliknya sama pentingnya. Daftar pelanggan, layanan, produk, staf, dan transaksi bisa diekspor ke file Excel kapan saja, untuk arsip, untuk akuntan, atau bila suatu hari salon memutuskan pindah lagi. Ekspor data pelanggan tidak perlu meminta izin siapa pun, karena data itu milik salon.
Yang tidak ikut diimpor perlu diketahui sejak awal: riwayat transaksi lama, booking yang sudah terjadwal, sisa sesi paket yang sedang berjalan, dan poin loyalitas. Bagian itu dicatat ulang dengan urutan yang diuraikan di tanya jawab di bawah.
Contoh Skenario
Salon rambut yang pindah dari aplikasi kasir lain
Masalah
Salon punya sekitar 640 pelanggan di aplikasi lama. Aplikasi itu bisa mengekspor ke Excel, tetapi nama kolomnya berbeda dan nomor telepon tercatat dalam tiga format. Pemilik memperkirakan butuh seminggu untuk mengetik ulang semuanya.
Solusi
Pemilik mengganti nama kolom sesuai template dan mengunggah seluruh daftar dalam satu file, karena satu file pelanggan menerima sampai 2.000 baris. Nomor berawalan 08 diubah ke +62 saat impor. Sekitar 20 baris dilaporkan bermasalah karena nomornya tidak valid, diperbaiki dari catatan kasir, dan file yang sama diunggah ulang tanpa menggandakan pelanggan yang sudah masuk.
Spa dengan menu dan paket di spreadsheet
Masalah
Spa punya 38 layanan dan enam paket perawatan, semuanya di satu spreadsheet milik pemilik. Kasir menghafal harga paket, dan sisa sesi pelanggan dicatat di buku.
Solusi
Layanan dan paket diimpor dari satu file template layanan, dengan setiap paket menyebut layanan yang ditukarkan dan masa berlakunya. Sisa sesi pelanggan yang sedang berjalan tidak ikut terimpor, jadi spa menyiapkan daftar terpisah dan menyelesaikannya saat pelanggan datang. Cara menjaga daftar itu tetap benar dibahas di mencatat sisa saldo paket.
Barbershop dengan rak produk retail
Masalah
Barbershop menjual pomade, sampo, dan minyak rambut, sekitar 45 produk. Stok dihitung dengan tangan setiap akhir bulan, dan selisihnya tidak pernah bisa dijelaskan.
Solusi
Pemilik menghitung stok sekali, memasukkan angkanya ke template produk bersama harga modal, lalu mengimpornya. Sejak hari itu setiap penjualan di kasir mengurangi stok dari angka yang sudah dihitung, dan hitungan akhir bulan berikutnya punya pembanding.
Kemampuan Lengkap
Empat jenis data, satu cara
Pelanggan, layanan, produk, dan staf masing-masing punya template sendiri. Kategori layanan dan produk yang belum ada dibuat saat impor, jadi tidak perlu disiapkan lebih dulu.
Pelanggan lama tidak ditimpa
Pelanggan yang nomor atau emailnya sudah terdaftar dilewati, dan datanya tidak diubah. Satu pengecualian: bila file berisi tanggal lahir dan pelanggan itu belum punya, tanggal lahirnya dilengkapi. Nama saja tidak pernah dianggap sama, karena dua pelanggan bisa bernama sama.
Paket dan membership ikut masuk
Baris paket menyebut layanan yang ditukarkan, jumlah sesi, harga paket, dan masa berlakunya dalam hari. Membership berisi beberapa layanan juga bisa diimpor. Paket hasil impor dijual lewat kasir dan tidak tampil di halaman booking.
Stok awal tercatat
Produk diimpor bersama harga jual, harga modal, SKU, dan jumlah stok saat ini. Produk yang stoknya dilacak langsung punya angka awal di inventaris produk, sehingga penjualan berikutnya mengurangi stok dari angka yang benar.
Staf menerima undangan
Setiap staf hasil impor menerima email undangan untuk membuat kata sandinya sendiri, berlaku tujuh hari. Stylist dihitung ke jatah kursi paket, dan baris yang melebihi jatah dilaporkan sebagai error, bukan dimasukkan diam-diam.
Ekspor ke Excel kapan saja
Daftar pelanggan, layanan, produk, staf, dan transaksi bisa diunduh sebagai file Excel. Ekspor pelanggan menyertakan catatan dan tanggal lahir, serta sisa paket, kartu loyalitas, dan saldo poin bila ada, jadi arsip salon tidak bergantung pada satu aplikasi.
Tantangan yang Diselesaikan
Daftar ratusan pelanggan harus diketik ulang satu per satu, sehingga pindah aplikasi terus ditunda sampai musim ramai lewat
Nomor pelanggan tercatat dalam berbagai format, dengan 08, dengan +62, atau dengan spasi, dan sebagian terdaftar dua kali
Menu layanan dan paket tersimpan di spreadsheet yang hanya dipahami pemilik, bukan di sistem kasir
Aplikasi lama tidak menyediakan ekspor, sehingga data pelanggan terkunci di sana ketika langganan berhenti