Mengelola Voucher Hadiah Salon

Voucher hadiah salon menaikkan penjualan Desember dan memindahkan pekerjaannya ke Februari. Uangnya masuk hari ini, layanannya dikerjakan berbulan-bulan kemudian dengan biaya bahan dan komisi yang ditanggung nanti. Selama uang itu dicatat sebagai kewajiban, program voucher menambah arus kas tanpa risiko. Begitu dicatat sebagai pendapatan pada hari penjualannya, salon membelanjakan uang untuk pekerjaan yang belum dikerjakan.

Voucher Nominal atau Voucher Layanan

Dua bentuk yang beredar, dan pilihannya menentukan siapa yang menanggung kenaikan harga.

Voucher nominal berisi angka: Rp 500.000 yang bisa dipakai untuk layanan apa pun, termasuk produk retail. Bila harga naik enam bulan kemudian, nilai vouchernya tetap dan pemegangnya menambah selisih.

Voucher layanan berisi nama layanan, misalnya satu kali creambath dengan gunting dan blow. Bentuk ini lebih menarik sebagai hadiah karena penerimanya tahu persis yang akan diterima. Risikonya jatuh ke salon: layanan yang dijual Rp 350.000 hari ini bisa sudah Rp 420.000 saat vouchernya ditukarkan, dan selisih itu tidak bisa ditagih.

Sebagian salon menamai keduanya kartu hadiah perawatan, dan nama itu tidak mengubah apa pun selain kesan pembeli di meja kasir. Pilihan yang aman untuk sebagian besar salon adalah voucher nominal, dengan kemasan yang membuatnya tetap terasa sebagai hadiah. Bila voucher layanan tetap dijual, tetapkan masa berlaku yang lebih pendek daripada jarak antar peninjauan harga, misalnya enam bulan bila harga ditinjau setahun sekali.

Nomor Seri Menentukan Apakah Program Ini Bisa Dikendalikan

Setiap voucher memerlukan nomor unik yang tercatat saat dijual dan ditandai saat dipakai. Tanpa itu, satu foto voucher bisa ditukarkan dua kali pada hari berbeda oleh kasir berbeda, dan tidak ada yang menyadarinya sampai kas tidak cocok.

Yang dicatat saat penjualan: nomor, nilai, tanggal jual, tanggal berakhir, nama pembeli, dan metode pembayarannya. Yang dicatat saat penukaran: nomor, tanggal pakai, layanan yang diambil, sisa nilai bila ada, dan siapa yang mengerjakan.

Voucher digital berupa kode yang dikirim lewat WhatsApp lebih mudah dikendalikan daripada kartu cetak, karena kodenya tidak bisa hilang dan status pemakaiannya melekat di sistem. Kartu cetak tetap dijual karena lebih pantas diserahkan sebagai hadiah fisik. Banyak salon menjual keduanya: kartu untuk yang datang ke lokasi, kode untuk yang memesan dari jauh.

Pengendalian nomor seri termasuk yang paling sering diabaikan, dan cara memasangnya bersama pengendalian kas lain dibahas di mencegah kecurangan kasir salon.

Mencatatnya di Kasir Supaya Kas Harian Tetap Cocok

Kekeliruan mencatat voucher salon hampir selalu berasal dari satu hal: penjualan voucher dan penukaran voucher adalah dua transaksi berbeda, dan keduanya sering diperlakukan sama.

Saat voucher dijual, yang masuk adalah uang tanpa layanan. Catat sebagai penjualan voucher, bukan sebagai pendapatan layanan, supaya laporan harian tidak menampilkan pekerjaan yang tidak pernah dikerjakan hari itu.

Saat voucher ditukarkan, yang terjadi adalah layanan tanpa uang masuk. Catat layanannya seperti biasa, lalu tandai metode pembayarannya sebagai voucher. Hitungan laci kas di akhir hari akan cocok, karena sistem tidak lagi menunggu uang yang memang tidak akan masuk.

Tandai pembayaran voucher secara terpisah di kasir, bukan mencatatnya sebagai tunai, supaya kedua transaksi itu tidak bercampur. Pencatatan per transaksi yang memuat layanan, stylist, dan metode pembayarannya diuraikan di sistem POS. Selisih yang lahir dari pencatatan ganda ini termasuk penyebab kas harian tidak cocok, bersama penyebab lain yang diuraikan di rekonsiliasi pembayaran harian.

Masa Berlaku dan Cara Menuliskannya

Masa berlaku yang umum dipakai berkisar enam sampai dua belas bulan sejak tanggal penjualan. Tanggalnya dicetak pada vouchernya, bukan hanya disebutkan saat menjual.

Yang menimbulkan perdebatan bukan keberadaan masa berlaku, melainkan cara menyampaikannya. Pembeli voucher biasanya bukan pemakainya, sehingga penerima hadiah datang tanpa pernah mendengar aturannya. Cetak tanggal berakhir di bagian depan kartu, bukan di baris ketentuan kecil di belakang, dan sebutkan sekali lagi saat kartunya diserahkan kepada pembeli.

Siapkan juga jawaban untuk voucher yang lewat beberapa hari, karena kasus itu pasti muncul. Menolak mentah-mentah membuat calon pelanggan pergi membawa cerita buruk, sedangkan menerima semuanya membuat masa berlaku tidak berarti. Aturan yang bisa dipakai: kelonggaran sampai tiga puluh hari setelah tanggal berakhir boleh diberikan kasir, di atas itu diputuskan pemilik. Tuliskan untuk tim supaya jawabannya sama dari siapa pun pelanggan bertanya.

Komisi Dibayar Saat Penukaran

Voucher dijual di meja kasir, sering oleh orang yang tidak akan mengerjakan layanannya. Bila komisi dihitung saat penjualan, stylist yang mengerjakan layanan enam bulan kemudian bekerja tanpa komisi sama sekali.

Aturan yang paling sedikit menimbulkan persoalan: komisi layanan dibayar saat voucher ditukarkan, kepada orang yang mengerjakan. Bila penjualan voucher ingin didorong, berikan insentif penjualan terpisah dengan nominal tetap per voucher terjual, bukan persentase dari nilainya.

Hindari membayar keduanya dengan persentase penuh. Voucher Rp 500.000 yang membayar komisi penjualan sepuluh persen di Desember dan komisi layanan sepuluh persen di Maret sudah kehilangan seperlima nilainya sebelum biaya bahan dihitung.

Diskon Voucher Dibayar Belakangan

Menjual voucher Rp 500.000 seharga Rp 450.000 terasa ringan pada hari penjualannya. Potongan itu baru dibayar penuh saat penukaran, ketika bahan dan upah sudah naik.

Bentuk yang lebih aman adalah bonus bersyarat: voucher dijual pada nilai penuhnya, dengan tambahan sesi kecil yang biaya bahannya rendah dan hanya berlaku di hari kerja. Nilai yang diterima pembeli terasa sama besar, sementara yang keluar dari salon adalah waktu kursi di jam sepi, bukan uang tunai.

Penjualan voucher terpusat pada beberapa tanggal: Lebaran, Hari Ibu, Natal, dan Valentine. Menyiapkan kartu, kode, dan materi promosinya dua pekan sebelum tanggal itu, bukan pada minggu yang sama, dibahas bersama kalender promosi lain di promosi musiman salon.

Membaca Angkanya Setiap Bulan

Tiga angka menjelaskan kesehatan program voucher.

Nilai voucher yang beredar: jumlah semua voucher terjual dikurangi yang sudah dipakai dan yang sudah lewat masa berlaku. Angka ini adalah kewajiban salon, dan menumpuk lebih cepat daripada dugaan setelah dua musim penjualan.

Tingkat penukaran: berapa persen voucher terjual yang akhirnya dipakai. Rendahnya angka ini bukan keuntungan, sebab voucher yang tidak pernah ditukarkan berarti pelanggan baru yang tidak pernah datang, dan mendatangkan pelanggan baru itulah alasan utama menjual voucher.

Belanja saat penukaran: berapa yang dikeluarkan pemegang voucher di atas nilai vouchernya. Pemegang voucher Rp 500.000 yang pulang dengan tagihan Rp 620.000 adalah hasil yang dicari, dan angka itu naik bila pemegang voucher ditawari produk retail sebelum membayar. Ketiganya hanya bisa dihitung bila voucher dicatat terpisah sejak voucher pertama dijual, lalu dibaca berdampingan dengan laporan pendapatan bulanan.

Voucher hadiah berbeda dari paket sesi prabayar, meskipun keduanya sama-sama uang yang diterima di muka. Paket dijual kepada pelanggan yang sudah datang untuk mengunci kunjungan berikutnya, sedangkan voucher dijual kepada seseorang untuk membawa orang lain masuk. Perbedaan tujuan itu mengubah cara menyusun keduanya, dan bentuk paket prabayar dibahas terpisah di paket layanan prabayar.