Settlement

Settlement adalah tahap ketika dana dari transaksi non-tunai benar-benar berpindah ke rekening salon. Pembayaran yang sudah berstatus sukses di layar kasir belum tentu melewati tahap ini pada hari yang sama. Dua kejadian itu terpisah, kadang beberapa jam, kadang beberapa hari kerja, dan jarak di antaranya yang menentukan kapan uang bisa dipakai membayar gaji atau belanja stok.

Kebingungan soal settlement hampir selalu bermula dari hal yang sama. Mutasi rekening dibuka, angkanya tidak cocok dengan penjualan kemarin, lalu muncul pertanyaan kenapa dana belum masuk rekening padahal semua transaksi tercatat berhasil. Sebagian selisih itu adalah urusan biaya, dan penjelasannya ada di MDR. Sisanya adalah urusan waktu, dan itu yang dibahas di halaman ini.

Tiga Status yang Sering Dianggap Satu

Satu pembayaran melewati tiga status berbeda. Menyamakan ketiganya adalah sumber kebingungan paling sering di kasir salon.

Status pertama adalah otorisasi. Pelanggan memindai kode, aplikasi pembayarannya menampilkan berhasil, dan mesin kasir menerima konfirmasi. Yang terjadi hanya satu: penyedia pembayaran memastikan dananya ada lalu menahannya. Belum ada uang yang berpindah ke rekening salon.

Status kedua adalah settlement. Penyedia pembayaran mengumpulkan transaksi yang sudah terotorisasi dalam satu periode, memotong biayanya, lalu mengirim sisanya sebagai satu transfer ke rekening merchant. Karena dikirim sebagai satu transfer gabungan, angka yang muncul di mutasi rekening hampir tidak pernah sama dengan nota mana pun.

Status ketiga adalah rekonsiliasi. Ini pekerjaan salon, bukan pekerjaan penyedia pembayaran: mencocokkan transfer gabungan tadi dengan daftar transaksi yang tercatat di kasir. Tanpa langkah ketiga, transaksi yang tidak pernah settle tidak akan pernah ketahuan.

Kenapa Dananya Dikirim Sekaligus

Penyedia pembayaran tidak mengirim uang setiap kali ada transaksi. Biaya transfernya bisa melebihi nilai sebagian nota. Yang dipakai adalah batch: semua transaksi dalam satu periode dikumpulkan, lalu dikirim bersama.

Periode itu ditutup pada jam tertentu yang disebut cut-off. Transaksi sebelum jam tersebut masuk ke batch hari itu, transaksi sesudahnya masuk ke batch berikutnya. Inilah sebabnya pembayaran pukul delapan malam sering cair belakangan dibanding pembayaran pukul sebelas pagi di hari yang sama. Salon yang jam sibuknya di malam hari merasakan jeda ini lebih sering daripada salon yang ramai di siang hari.

Jam cut-off ditentukan penyedia pembayaran, bukan salon. Menanyakannya sekali saat pendaftaran menghemat banyak tebakan di kemudian hari.

Akhir Pekan dan Hari Libur

Batch bisa ditutup setiap hari, tetapi transfer antarbank mengikuti hari kerja. Transaksi Sabtu dan Minggu umumnya menunggu sampai hari kerja berikutnya, dan libur nasional yang jatuh berurutan memanjangkan jeda itu.

Untuk salon, jeda ini jatuh pada waktu yang paling tidak menguntungkan, sebab akhir pekan justru hari dengan transaksi terbanyak. Uang dari dua hari teramai masuk paling lambat.

Konsekuensinya praktis. Tanggal gajian dan jadwal bayar supplier sebaiknya tidak diletakkan pada hari Senin dengan asumsi kas akhir pekan sudah masuk. Pola arus kas yang lebih lengkap dibahas di tips mengelola arus kas salon.

Setiap Metode Bayar Punya Jadwalnya Sendiri

Salon jarang menerima satu metode saja, dan tiap metode settle dengan cara berbeda.

Tunai settle seketika, di laci, tanpa perantara. Risikonya bukan waktu melainkan selisih hitungan saat pergantian shift.

QRIS dan kartu settle lewat acquirer, mengikuti batch dan cut-off. Rentang waktunya berbeda antar acquirer: sebagian mencairkan pada hari kerja berikutnya, sebagian menahan lebih lama, dan sebagian menawarkan pencairan lebih cepat sebagai layanan berbayar. Angka yang berlaku hanya bisa dipastikan dari perjanjian dengan penyedia yang dipakai, dan jadwal pencairan dana QRIS secara khusus diuraikan di settlement QRIS.

Transfer bank masuk langsung tanpa proses settlement, tetapi menimbulkan pekerjaan lain: memastikan nominal dan nama pengirimnya cocok dengan nota yang mana.

Karena jadwalnya berbeda, saldo rekening pada satu hari bukan cerminan penjualan hari itu. Yang mendekati kenyataan adalah laporan pendapatan yang mencatat transaksi pada saat kejadiannya.

Transaksi yang Tidak Pernah Settle

Ini kasus yang paling mahal sekaligus paling jarang dicari.

Sebuah transaksi bisa berstatus sukses di kasir lalu tidak pernah muncul di batch mana pun. Penyebabnya beragam: pembayaran gagal di tengah jalan tetapi terlanjur dicatat manual, transaksi dibatalkan setelah otorisasi, atau satu nota dicatat dua kali sementara pembayarannya hanya sekali.

Tanpa pencocokan rutin, kejadian seperti ini tidak menimbulkan gejala apa pun. Tidak ada notifikasi, tidak ada keluhan pelanggan, dan laci kas tetap cocok karena uangnya memang tidak lewat laci.

Yang menemukannya hanya satu kebiasaan: mencocokkan setiap transfer masuk dengan daftar transaksi yang membentuknya, sesegera mungkin setelah dana masuk. Urutan kerjanya ada di rekonsiliasi pembayaran harian. Menemukan transaksi hilang tiga hari setelah kejadian masih bisa ditelusuri lewat riwayat penyedia. Menemukannya tiga bulan kemudian hampir selalu berakhir sebagai kerugian yang ditulis begitu saja.

Yang Perlu Ditanyakan Sebelum Tanda Tangan

Empat pertanyaan ini sebaiknya diselesaikan sebelum memilih penyedia pembayaran, bukan sesudah transaksi pertama.

Pukul berapa cut-off hariannya. Berapa lama jarak antara cut-off dan dana masuk. Apakah akhir pekan serta libur nasional menunda pencairan. Dan apakah laporan settlement bisa diunduh dengan rincian per transaksi, bukan hanya totalnya.

Pertanyaan terakhir paling sering terlewat dan paling menentukan. Laporan yang hanya menampilkan satu angka gabungan membuat rekonsiliasi mustahil dikerjakan, dan biaya waktu yang timbul dari situ jauh melampaui selisih tarif antar penyedia.