Menetapkan Target Harian Tim Salon

Target harian di kebanyakan salon lahir dari satu kalimat di ruang belakang: bulan ini pendapatan harus lima juta sehari. Angkanya jarang berasal dari perhitungan. Angkanya berasal dari kebutuhan pemilik, biasanya sewa yang baru naik atau rencana pribadi, lalu dibagi rata ke jumlah stylist yang ada.

Target yang disusun begitu gagal karena dua sebab sekaligus. Tim tidak tahu langkah apa yang harus berubah besok pagi untuk mencapainya, dan pemilik tidak tahu apakah angka itu memang mungkin dicapai dengan jumlah kursi yang tersedia. Ketika angkanya meleset, yang disalahkan tim, padahal yang keliru sering kapasitasnya.

Mulai dari Jam Kursi, Bukan dari Angka Rupiah

Satu-satunya barang yang benar-benar dijual salon adalah jam kursi. Semua target harian harus berdiri di atas angka itu.

Hitung kapasitas kursi salon dengan cara paling sederhana: jumlah kursi produktif dikalikan jam buka. Empat kursi dengan jam buka sepuluh jam menghasilkan empat puluh jam kursi per hari. Angka itu batas atas yang tidak mungkin dilewati, bukan target.

Tidak ada salon yang berjalan pada seratus persen. Waktu bersih-bersih, jeda antar pelanggan, jam sepi pagi, dan pembatalan mendadak semuanya memakan bagian dari empat puluh jam tersebut. Yang perlu dicari adalah tingkat keterisian yang sebenarnya, bukan yang diharapkan. Ambil delapan pekan terakhir, jumlahkan menit layanan yang benar-benar dikerjakan, lalu bagi dengan menit kursi yang tersedia pada rentang yang sama. Pengertian angkanya diuraikan di occupancy rate.

Salon yang belum pernah menghitungnya biasanya terkejut, karena angka yang terasa sibuk sering berada jauh di bawah dugaan. Itu bukan kabar buruk. Itu titik awal yang jujur, dan tanpanya seluruh target yang disusun berikutnya hanya tebakan.

Ubah Setiap Layanan Menjadi Rupiah per Jam Kursi

Nilai rata-rata nota menyesatkan bila dipakai sendirian, karena mengabaikan waktu. Ubah setiap layanan pada daftar harga menjadi pendapatan per jam kursi.

Potong rambut Rp 60.000 yang selesai dalam empat puluh menit menghasilkan sekitar Rp 90.000 per jam kursi. Pewarnaan Rp 500.000 yang memakan dua setengah jam menghasilkan Rp 200.000 per jam kursi. Creambath Rp 100.000 selama satu jam menghasilkan Rp 100.000. Susun seluruh daftar harga dalam kolom ini satu kali saja, dan urutannya sering berbeda jauh dari urutan harganya.

Dua hal langsung terlihat setelah kolom itu jadi. Layanan yang terasa mahal belum tentu paling produktif per jam, terutama bila memerlukan waktu tunggu panjang di tengah proses. Dan layanan murah yang cepat bisa mengungguli layanan mahal yang lambat, asalkan kursinya benar-benar terisi berturut-turut tanpa jeda. Cara membaca angka ini bersama nilai rata-rata nota diuraikan di average ticket size.

Satu catatan yang sering terlewat: hitung durasi dari kursi diduduki sampai kursi kosong dan siap dipakai lagi, bukan dari lama pengerjaan saja. Waktu keramas, waktu tunggu bahan bekerja, dan waktu merapikan tempat semuanya memakai kursi yang sama.

Rumus Targetnya

Target harian yang masuk akal adalah hasil perkalian tiga angka yang sudah dihitung: jam kursi tersedia, tingkat keterisian yang realistis, dan pendapatan rata-rata per jam kursi menurut komposisi layanan yang biasa terjual.

Sebagai contoh, empat puluh jam kursi dengan keterisian enam puluh persen dan rata-rata Rp 120.000 per jam kursi menghasilkan sekitar Rp 2.880.000 per hari. Itu angka yang bisa dipertanggungjawabkan, dan yang lebih penting, angka yang bisa diperdebatkan bersama tim menggunakan bilangan yang sama.

Langkah berikutnya membandingkan angka itu dengan lantai biaya, bukan dengan harapan. Jumlahkan seluruh biaya tetap bulanan, yaitu sewa, gaji dasar, listrik, air, dan langganan, lalu bagi dengan jumlah hari buka. Tambahkan porsi biaya bahan serta komisi yang mengikuti setiap transaksi. Bila target dari perhitungan kapasitas berada di bawah lantai biaya, persoalan salon bukan pada semangat tim. Persoalannya ada pada tarif, komposisi layanan, atau jumlah kursi. Perhitungan titik impasnya bisa disusun di kalkulator break even, dan pertanyaan tentang jumlah kursi yang sesuai dibahas di berapa kursi dan stylist untuk salon.

Membagi Target ke Tiap Orang Tidak Boleh Rata

Membagi target gerai dengan jumlah stylist adalah cara tercepat membuat angka itu kehilangan arti.

Tiga hal membuat porsi setiap orang berbeda. Jam kerja yang berbeda, karena stylist paruh waktu tidak memikul porsi yang sama dengan yang bekerja penuh. Kemampuan yang berbeda, karena junior yang baru bisa mengerjakan potong dan keramas tidak mungkin memikul angka yang bertumpu pada pewarnaan. Dan blok jam yang berbeda, karena orang yang dijadwalkan pada pagi hari kerja menghadapi arus pelanggan yang lebih tipis daripada yang memegang Sabtu sore.

Cara yang lebih adil adalah menghitung target harian stylist dari jam kursi yang benar-benar dipegang orang tersebut, dikalikan pendapatan per jam kursi untuk layanan yang mampu dikerjakannya. Hasilnya berbeda antar orang, dan memang seharusnya berbeda. Angka per orang yang sudah tersedia dari catatan transaksi bisa dipantau lewat laporan performa stylist.

Untuk stylist baru, jangan menetapkan angka pendapatan pada tiga bulan pertama. Pakai target berbentuk kemampuan: jumlah layanan yang sudah boleh dikerjakan tanpa pendampingan, dan waktu pengerjaan yang mendekati patokan gerai. Angka pendapatan menyusul setelah dua hal itu tercapai.

Pilih Ukuran yang Benar-Benar Dikendalikan Tim

Total pendapatan harian bukan angka yang dikendalikan stylist. Tarif ditetapkan pemilik. Jumlah orang yang datang dipengaruhi lokasi, iklan, dan cuaca. Menuntut tanggung jawab atas angka yang tidak dikendalikan menghasilkan frustrasi, bukan perbaikan.

Empat ukuran berikut berada dalam kendali orang yang berdiri di belakang kursi: jumlah pelanggan yang dilayani, bagian pelanggan yang memesan kunjungan berikutnya sebelum pulang, bagian nota yang memuat produk retail, dan bagian nota yang memuat layanan tambahan. Keempatnya bergerak karena perilaku, bukan karena keberuntungan.

Susun target pendapatan sebagai angka gerai, dan target perilaku sebagai angka per orang. Pemisahan itu menghilangkan sebagian besar perdebatan yang biasanya muncul setiap akhir bulan, karena masing-masing pihak menjawab pertanyaan yang memang bisa dijawabnya.

Harian untuk Ditampilkan, Mingguan untuk Dinilai

Target penjualan salon yang dinilai per hari menghukum orang karena hari Selasa. Permintaan salon tidak rata, dan tidak ada perilaku tim yang sanggup mengubah hari Selasa menjadi Sabtu.

Susunan yang bekerja: tampilkan angka harian sebagai penunjuk arah, lalu nilai pencapaian pada rentang mingguan. Papan kecil di ruang tim yang memuat jumlah kursi terisi hari ini dan jumlah pemesanan ulang hari ini sudah cukup sebagai penunjuk harian. Penilaian yang berkonsekuensi, termasuk yang berkaitan dengan bonus, sebaiknya berdiri pada angka mingguan atau bulanan supaya satu hari sepi tidak menghapus pekan yang baik. Bila target dikaitkan dengan bonus, susunannya perlu tertulis sejak awal, dan cara menyusun perhitungannya diuraikan di cara menghitung komisi stylist.

Cara Menyampaikannya tanpa Menekan

Tiga aturan menentukan apakah target diterima atau dilawan diam-diam.

Tunjukkan hitungannya, bukan hanya hasilnya. Tim yang melihat jam kursi, keterisian, dan pendapatan per jam kursi memahami dari mana angka itu datang, dan sebagian besar keberatan hilang pada titik tersebut. Angka yang muncul tanpa penjelasan selalu terbaca sebagai tuntutan sepihak.

Jangan memperkenalkan target baru bersamaan dengan perubahan komisi dalam satu pembicaraan. Dua perubahan sekaligus terbaca sebagai pemotongan penghasilan yang dibungkus istilah baru, bahkan ketika maksudnya justru sebaliknya. Pisahkan keduanya paling tidak satu periode gaji.

Jangan pernah menetapkan target mundur. Menilai pekan yang sudah lewat dengan angka yang baru diumumkan hari ini menghapus kepercayaan pada seluruh sistem, dan kepercayaan itu jauh lebih mahal daripada selisih pendapatan pekan tersebut.

Kapan Targetnya yang Perlu Diperbaiki

Bila satu orang meleset sementara yang lain tercapai, persoalannya ada pada orang atau jadwalnya. Bila semua orang meleset selama tiga pekan berturut-turut, persoalannya ada pada targetnya.

Periksa tiga hal sebelum menuntut lebih keras. Apakah keterisian yang dipakai dalam perhitungan diambil dari catatan nyata atau dari harapan. Apakah komposisi layanan yang diasumsikan masih sesuai dengan yang benar-benar dipesan pelanggan bulan ini. Dan apakah ada perubahan di luar kendali tim, misalnya perbaikan jalan di depan gerai, gerai baru di sebelah, atau musim yang memang lebih sepi.

Tinjau angkanya setiap kuartal, dan tinjau lebih cepat bila jam buka, jumlah kursi, atau daftar harga berubah. Target yang tidak pernah ditinjau berubah menjadi hiasan dinding yang tidak dipercaya siapa pun, termasuk pemiliknya. Sebagian pemilik memakai istilah kpi karyawan salon untuk daftar angka ini, dan istilahnya tidak penting sepanjang angkanya berasal dari kapasitas yang nyata.

Satu Pengaman yang Tidak Boleh Dilupakan

Target yang hanya berbicara tentang rupiah mendorong penjualan yang merusak dalam jangka panjang. Stylist yang dikejar angka akan menawarkan layanan tambahan kepada orang yang tidak membutuhkannya, dan pelanggan merasakan perbedaan itu pada kunjungan pertama.

Pasangkan setiap target pendapatan dengan satu angka pengaman yang mengukur mutu hubungan, misalnya bagian pelanggan yang kembali dalam sembilan puluh hari. Bila pendapatan naik sementara angka pengaman turun, salon sedang meminjam pendapatan bulan depan untuk menutup bulan ini.