SeaBarber, Bandung: dari booking manual ke sistem yang terhubung

SeaBarber mulai beroperasi pada 2024 di kawasan Metro, Bandung. Sejak hari pertama, usaha ini dijalankan langsung oleh Yan Savaro sebagai owner, termasuk pekerjaan yang paling menyita waktu di sebuah barbershop: menjawab pesan pelanggan yang ingin booking.

Tidak lama setelah buka, kontrak tempat usaha berakhir dan harga sewanya naik. Yan lalu merumuskan skema kerja sama dengan dua partner, Afan dan Irman. Dari kerja sama itu, SeaBarber membuka dua cabang di Bandung, di Pelajar Pejuang dan di Cijagra.

Dengan dua cabang dan tim barber di masing-masing lokasi, pesan booking ikut bertambah. Nomor WhatsApp untuk booking tetap dipegang Yan sendiri sebagai admin. Setiap pesan harus dibaca, dibalas, dan diteruskan ke barber yang bersangkutan, di sela kegiatan Yan yang lain. Tidak ada sistem yang mencatat booking otomatis, jadi setiap pesan bergantung pada apakah Yan sempat membukanya.

Tantangan

Booking lewat WhatsApp

Seluruh booking SeaBarber masuk lewat WhatsApp. Yan sempat mencoba aplikasi lain, tetapi hasilnya masih kacau, sehingga booking kembali dipegang manual. Masalahnya, admin WhatsApp adalah Yan sendiri. Saat Yan sedang menyetir atau ada kegiatan lain, pesan booking tidak terbaca dan pelanggan terlewat. Pelanggan yang tidak mendapat balasan tidak tahu apakah jadwalnya tercatat atau tidak.

“Kita pegang manual sendiri. Kadang kita balas, kadang enggak. Nih ada yang booking, ternyata kita kelewat, kita lagi ada activity atau apa.”

Booking yang berhasil dibalas pun belum selesai diurus. Yan masih harus menyampaikan setiap booking ke barber satu per satu, lengkap dengan jam kedatangannya, supaya barber siap di tempat. Percakapan yang sama diulang setiap kali ada booking baru: jam sekian ada pelanggan, tolong siap di tempat.

Komisi manual dan POS yang tidak cocok

Komisi barber dihitung manual di akhir hari. Untuk memastikan jumlah kepala yang dipotong setiap barber benar, tim harus mengecek ulang rekaman CCTV. SeaBarber juga pernah memakai sistem POS lain, tetapi sistem itu dibuat untuk banyak jenis usaha sekaligus, termasuk F&B, sehingga fiturnya tidak sesuai dengan cara kerja barbershop. Hitungan komisi baru selesai setelah rekaman dicek, dan tetap ada kemungkinan selisih.

Solusi

Booking langsung ke barber

Yang pertama dicari SeaBarber di Kasera adalah fitur booking. Begitu pelanggan booking, jadwal langsung masuk ke sistem dan barber yang dipilih menerima notifikasi. Tidak ada lagi pesan yang harus diteruskan manual, dan pelanggan tidak perlu menunggu balasan dari owner. Semua proses itu berjalan tanpa Yan harus membuka WhatsApp.

“Sekarang pakai Kasera itu begitu sudah ada booking langsung masuk ke sistem, ada notif ke si barbernya, jadi barbernya udah bisa standby.”

Pelanggan SeaBarber banyak yang setia pada satu barber tertentu. Menurut Yan, untuk urusan potong rambut memang ada pelanggan yang fanatik. Lewat halaman booking, pelanggan memilih sendiri barber favoritnya dan jam yang diinginkan.

Pengingat WhatsApp ke pelanggan

Setelah booking masuk, pelanggan menerima pengingat lewat WhatsApp menjelang jadwal. SeaBarber mengatur sendiri kapan pengingat dikirim. Sebelumnya, pengingat bergantung pada ingatan Yan, dan sering terlewat. Sekarang sistem yang mengingatkan pelanggan, bukan owner, dan waktu kirimnya diatur dari pengaturan booking.

“Kasera tuh yang lebih okenya tuh dia ada reminder ke si customernya. Kita bisa set misalnya mau per 3 jam nanti ada WhatsApp masuk.”

Kasir dan komisi per barber

Di kasir, setiap transaksi tercatat atas nama barber yang mengerjakannya, dan komisi sudah diatur di sistem. Setiap barber punya akun sendiri untuk memantau berapa kepala yang dipotong hari ini dan berapa komisi yang didapat. Pengecekan lewat CCTV tidak diperlukan lagi, karena hitungan kepala dan komisi mengikuti siapa yang mengerjakan setiap pelanggan di kasir.

“Kalau kemarin kita masih hitung manual. Biasanya kita cross check dulu dari CCTV. Kalau sekarang sudah by system.”

Dari Booking Manual ke Sistem Terintegrasi | Success Story SeaBarber x Kasera

Rutinitas harian

Pagi hari, Yan mengonfirmasi ke setiap barber dan stylist apakah hari itu masuk atau tidak. Kalau ada yang tidak hadir, jadwal booking barber tersebut ditutup di Kasera supaya pelanggan tidak memesan ke barber yang tidak ada di tempat. Kalau hadir, jadwalnya dibuka.

Malam hari, Yan membuka Kasera untuk menarik omzet hari itu, mengekspor datanya, dan mencocokkan angkanya. Menurut Yan, pengecekan malam ini pasti dilakukan setiap hari. Ekspor data dari Kasera menggantikan pencatatan manual yang dulu harus dicocokkan dengan rekaman CCTV.

Dampak

Untuk pelanggan. Yan beberapa kali bertanya langsung ke pelanggan, dan jawabannya booking sekarang lebih mudah. Pelanggan tidak perlu menunggu balasan dari SeaBarber karena booking langsung masuk lewat sistem.

Untuk barber. Setiap barber dan stylist memegang akunnya sendiri. Dari situ mereka tahu berapa komisi yang didapat dan berapa kepala yang sudah dipotong, tanpa menunggu hitungan manual dari owner.

Untuk pemilik. Yan bisa memantau penjualan secara real-time dari mana saja, menarik data, dan mengekspornya untuk dicek ulang. Dari sisi manajemen, menurut Yan sistem POS dan penarikan data ini yang paling membantu. Yan tidak perlu berada di gerai untuk tahu berapa transaksi yang sudah masuk hari itu.

“Saya sebagai owner juga udah bisa real time lihat penjualannya. Hari ini udah berapa, sudah enggak ada keselisihan, semua angkanya aman.”

Kenapa Kasera

Yang membuat Yan tertarik sejak awal adalah Kasera dibuat khusus untuk barbershop dan salon, bukan sistem campuran untuk berbagai jenis usaha. Fiturnya jadi tidak berbelit dan sesuai dengan cara kerja barbershop. Bagi Yan, sistem yang dibuat untuk satu jenis usaha berarti tidak ada fitur yang tidak terpakai dan mengganggu kerja kasir.

“Yang begitu saya tertarik adalah di Kasera ini emang khusus di barbershop sama salon. Karena ada beberapa, saya pernah pakai sistem POS yang lain, itu nyampur jadi satu. Ada FnB, ada apa dan sebagainya.”

Yan sudah merekomendasikan Kasera ke sesama pemilik usaha. Pada Juli, seorang teman yang punya hair studio dengan dua station bertanya sistem POS apa yang dipakai SeaBarber, karena ia masih memakai POS campuran. Yan menceritakan pengalamannya dan menyarankan Kasera: lebih sederhana, dan cocok untuk barber dan salon.